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Was sollte ich beim Ausfüllen der Pflegehilfsmittelbelege beachten?

Wir haben Ihnen wichtige Hinweise zum korrekten Ausfüllen der Pflegehilfsmittelbelege in einer ausdruckbaren PDF-Datei zusammen gestellt.

Wo finde ich die Rabattverträge der Krankenkassen?

Die zentrale Informationsstelle für Rabattverträge ist das www.deutschesapothekenportal.de.

Warum sind in der Apotheken-Sammelrechnung und der Importberechnung Kostenträger doppelt aufgelistet?

Manche Kostenträger wie z. B. die AOK Bayern fordern getrennte Arznei- und Hilsfmittelrechnungen. Das bedeutet, dass für jede dort abrechnende Apotheke zwei Konten geführt werden müssen. Um die beiden Konten des Kostenträgers auch für Sie transparent zu halten, werden diese getrennt in den Abrechnungsunterlagen aufgeführt. Der Kostenträger erscheint also ggf. doppelt.

Wieso gibt es eigentlich eine Importberechnung bei Hilfsmittelrezepten?

Natürlich wird bei Hilfsmitteln keine Importberechnung durchgeführt. Ist aber auf einem Rezept der Kreuzfeldstatus "7" (=Hilfsmittel) angekreuzt, wird dieser Beleg komplett dem Hilfsmittelkonto zugeordnet, auch wenn neben dem Hilfsmittel ein (importfähiges) FAM verordnet ist.

Hinweis: Mischrezepte, also Arzneimittel und Hilfsmittel auf einem Rezept, sind nicht erlaubt. Weisen Sie den verordnenden Arzt nach Möglichkeit daurauf hin. Informationen zum Ausfüllen der Rezepte erhält der Arzt bei seiner Kassenärztlichen Vereinigung.

Warum habe ich einen negativen Rohertrag in der Produktgruppenübersicht?

Bei dem von der VSA ausgewiesenen Rohertrag handelt es sich um einen informativen Rohertrag. Ein negativer Rohertrag in der Statistik entsteht üblicherweise nur bei Hilfsmitteln. Das liegt daran, dass Hilfsmittel nach den gültigen Lieferverträgen abgerechnet werden. Die darin angegebenen Verkaufspreise sind meist niedriger als die im ABDA-Artikelstamm PlusV eingetragenen Apothekeneinkaufspreise. Da die Rohertragsberechnung jedoch immer anhand des Apotheken-EKs des ABDA-Artikelstammes PlusV und des auf dem Rezept taxierten Preises durchgeführt wird, kann es zu einem negativen Rohertrag kommen.

Ärzte-Statistik - Ihre 30 umsatzstärksten Ärzte: Nach welchen Kriterien werden die Rezepte den Spalten "Hilfsmittel und Impfstoffe...." bzw. "PC-Rezepte...." zugeordnet?

Das ist immer abhängig vom gewählten Kreuzfeldstatus ( 7 / 8 / 9 ):

• Ist nur Status 7 oder 8 angekreuzt - also ohne Status 9 - dann wird das Rezept nur der Spalte "Hilfsmittel und Impfstoffe...." zugerechnet.
• Ist nur der Status 9 - also ohne Status 7 oder Status 8 - angekreuzt, dann wird das Rezept ausschließlich der Spalte "PC-Rezepte-..." zugeordnet.
• Ist auf dem Rezept neben dem Status 9 zusätzlich noch der Status 7 und/oder 8 angekreuzt, wird das Rezept beiden Spalten zugeordnet.

Ich möchte gerne manche Daten aus der Abrechnung nachvollziehen, z. B. welches Arzneimittel mit welchem Apothekenabschlag berechnet wurde. Wie kann ich das tun?

Gehen Sie in ApothekeOnline und wählen Sie dort den Punkt Rezeptsuche. Sie können Ihre Suche mit einem oder mehreren Parameter(n) einschränken. Sollten Ihnen die dann angezeigten Informationen nicht ausreichen, klicken Sie auf "Rezeptdaten downloaden". Sie können die Daten nun in Ihrer Tabellenkalkulation (z. B. Microsoft Excel) öffnen, dort werden ihnen noch mehr Informationen zu jeder Position angezeigt.

Wie funktioniert die Importberechnung?

Hier kommt der Rahmenvertrag über die Arzneimittelversorgung nach § 129 SGB V zum Tragen. Anhand der von Ihnen eingelieferten Rezepte und des ABDA-Artikelstammes überprüfen wir, welche FAM Sie abgegeben haben, zu welchen dieser FAM es Importe gibt, die importfähig - also mindestens 15,-- Euro oder 15 Prozent preisgünstiger als das Original - sind und welche Importe Sie tatsächlich abgegeben haben. Die Summe der importfähigen AM ist die Grundlage zur Bestimmung der Importquote und der daraus resultierenden Soll-Vorgabe der Wirtschaftlichkeitsreserve (= 10 % der Importquote). Abhängig vom Anteil des importfähigen Umsatzes ist die Importquote gestaffelt:

• importfähiger Umsatzanteil = 0 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 0,0 %
• importfähiger Umsatzanteil bis 5 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 0,8 %
• importfähiger Umsatzanteil bis 10 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 1,7 %
• importfähiger Umsatzanteil bis 15 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 2,5 %
• importfähiger Umsatzanteil bis 20 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 3,3 %
• importfähiger Umsatzanteil bis 25 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 4,2 %
• importfähiger Umsatzanteil über 25 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 5,0 %

Hier ein Beispiel:
Sie haben für den Kostenträger A im Monat Mai einen FAM-Umsatz von 1000,-- Euro. Der importfähige Umsatz zu diesen 1000,-- Euro ist laut ABDA-Artikelstamm 150,-- Euro, dies entspricht einem Anteil von 15 %. Bei 15 % importfähigem Umsatzanteil beträgt die Importquote 2,5 %. D. h., Ihre Sollvorgabe für die Wirtschaftlichkeitsreserve beträgt 0,25 % von 1000,--, also 2,50 Euro.

Ist es Ihnen gelungen, anhand Ihrer abgegebenen importfähigen AM mind. 2,50 Euro einzusparen, so haben Sie das Soll erfüllt.

Haben Sie mehr eingespart, als die Wirtschaftlichkeitsreserve von Ihnen verlangt, dann wird die Differenz zwischen Soll und Ist Ihrem Importkonto gutgeschrieben (= Gutschrift). Haben Sie das Soll nicht erfüllen können, wird die Differenz von Ihrem Importkonto abgezogen (= Kürzung). Das Konto wird laufend geführt, die Abrechnung erfolgt jeweils am Quartalsende. D. h. weist Ihr Konto zum Quartalsende einen negativen Wert aus, wird dieser in Ihrer Monatsrechnung abgezogen, ist der Kontostand positiv, bleibt er zur weiteren Verrechnung von Kürzungen als "Reserve" stehen.

Wichtig: Bei den Importkonten handelt es sich um virtuelle Konten. Guthaben kommen nicht zur Auszahlung.

Wie bedrucke ich Rezepte für künstliche Befruchtung korrekt?

Bei Arzneimitteln zur künstlichen Befruchtung nach § 27 a SGB V drucken Sie in die erste der drei Taxationszeilen des Rezeptes die Sonder-PZN 9999643 und die Taxe 0 (null). In die zweite Zeile drucken Sie wie gewohnt die PZN des Arzneimittels und den Faktor. In das Feld Taxe drucken Sie jedoch nur den halben Taxbetrag auf. Kostet ein Medikament z. B. 150,-- Euro drucken Sie für die Taxe also 75,-- auf. In das Feld Zuzahlung tragen Sie 0 (null) ein. Die Eigenbeteiligung der Versicherten wird nicht auf das Rezept aufgetragen.

Pachtzinsfreier Umsatz

Für die Berechnung des pachtzinsfreien Umsatzes werden nur Arzneimittel mit einem Rohgewinnaufschlag von max. 12 % berücksichtigt. Bitte berücksichtigen Sie, dass es sich hier nur um einen Richtwert handeln kann, der sich ausschließlich auf Ihre GKV-Rezepte bezieht. Barverkäufe und Privatverordnungen können von uns nicht berücksichtigt werden.

Was bedeutet es, wenn die Abrechnungsfrist überschritten wurde?

Wenn ein Rezept nicht innerhalb des gleichen Monats, in dem es beliefert wurde, zur Abrechnung kommt.

Beispiel: Rezept im Februar beliefert, wird aber erst im März bei der VSA eingereicht und abgerechnet.

Wie lang ist die Abgabefrist?

Die Abgabefrist richtet sich nach den in den einzelnen Bundesländern gültigen Arzneimittellieferungsverträgen und beträgt in der Regel vier Wochen. Das heißt, dass ein Rezept innerhalb von vier Wochen beliefert werden muss. Kommt ein Patient später, ist die Abgabefrist überschritten.

Welche Zahlungsmodalitäten bietet die VSA für die Auszahlung der Abrechnungsgelder an?

Wir bieten an: Scheckzahlung, Überweisung (wenn Apotheker ein Konto bei der APO-Bank hat), kostenlose telegrafische Überweisung , wenn ein Apotheker bei einer anderen Bank ist. Die Wertstellung der Gelder erfolgt am gleichen Tag, an dem die VSA die Gelder freigibt (siehe Freigabe-Tag auf Ihrer Abrechnung).
Außerdem bietet die VSA unterschiedliche Auszahlungsmodi an:

• Auszahlung von 100% der Abrechnungssumme jeweils am 14. des Folgemonats.
• Auszahlung von 80% der Abrechnungssumme des Vormonats wahlweise am 4., 6. oder 8. des Folgemonats. Die Restsumme wird am jeweils 18. des Folgemonats gezahlt.
• Oder aber Sie wählen unseren attraktiven Spartarif, dann wird Ihnen die gesamte Abrechnungssumme des Vormonats zu besonders günstigen Konditionen am 25. des Folgemonats ausgezahlt.

Warum sehen die Apotheker auf ihrer Abrechnung nur Absetzungen und keine Zusetzung?

Weil die Zusetzungen von den Krankenkassen mit den Absetzungen im jeweils laufenden Monat verrechnet werden.

oder

Wenn ein Rezept von der VSA an den Apotheker zurückgeschickt wird und dieses vom Apotheker mit der "normalen" Rezeptsendung wieder eingereicht wird, ist die Zusetzung für das zurückgesandte Rezept im jeweiligen Krankenkassenumsatz in der Apothekenabrechnung enthalten.

Was ist der Unterschied zwischen Zuzahlungsfehlern und Datenkorrekturfehlern in Bezug auf Zuzahlung?

Der Zuzahlungsfehler ist ein Fehler des Apothekers im Bezug auf die Zuzahlung: wenn der Apotheker zum Beispiel vergessen hat, die Zuzahlung beim Patienten einzufordern. Der Datenkorrekturfehler dagegen wäre ein Lesefehler der VSA im Feld "Zuzahlung" auf dem Rezept.

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Wie kann ich ApothekeOnline nutzen?

Um ApothekeOnline nutzen zu können benötigen Sie einen PC mit Internetanschluss, das Programm Acrobat Reader und ein gültiges PKI-Zertifikat.

Was ist PKI?

Bei dem PKI-Verfahren (=Public-Key-Infrastructure) handelt es sich um ein modernes und sicheres Authentifizierungsverfahren. PKI beruht auf einem einfachen, aber wirkungsvollem Prinzip: Jeder User hat ein individuelles Schlüsselpaar, das aus einem geheimen und einem öffentlichen Schlüssel (private / public Key) besteht. Veröffentlicht wird nur der Public Key, während der Private Key absoluter Geheimhaltung unterliegt. Das jeweilige Schlüsselpaar ist einmalig und es ist sichergestellt, dass aus dem öffentlichen Schlüssel der private Schlüssel nicht errechnet werden kann.

Gibt es einen Zusammenhang zwischen dem Wechsel von PIN /TAN auf PKI und dem elektronischen Rezept?

Ja. Das PKI-Verfahren ist eine der Schlüsseltechnologien beim elektronischen Rezept. Mit dem Wechsel von PIN/TAN auf PKI hat die VSA bereits zu einem frühen Zeitpunkt sehr viel KnowHow in diese Technologie gewonnen und Sie als Apotheke bestmöglichst vorbereitet.

Welche Vorteile hat das PKI-Zertifikat für die Apotheke?

Mit dem PKI-Zertifikat können Sie sich beliebig oft in ApothekeOnline einwählen. Und das von jedem beliebigen Arbeitsplatz aus (Vorausssetzung: PC mit Internetzugang). Die oftmals umständliche Verwaltung der PIN/TAN-Listen entfällt.

Welche Systemvoraussetzungen brauche ich für die Zertifizierung?

Eine reibungslose Zertifizierung erfordert folgende Systemvoraussetzungen:

• Betriebssystem: Windows 98/ME/NT/2000/XP
• Browser: Internet Explorer ab Vers. 5.5 mit Sp2, Firefox, Opera, Mozilla

Weitere Informationen zu den Systemvoraussetzungen für ApothekeOnline finden sie auf der Produktseite.

Bitte beachten: Um das PKI-Zertifikat auf Ihrem Rechner installieren zu können, benötigen Sie Administratorrechte für Ihren Rechner. Für den regulären Gebrauch von ApothekeOnline genügen normale Benutzerrechte.

Ist die Nutzung von ApothekeOnline kostenlos?

Ja, die Nutzung von ApothekeOnline ist für VSA-Mitglieder kostenlos (zzgl. Entgelt für den Internetzugang und dessen Nutzung).

Was passiert, wenn mein PKI-Zertifikat in "falsche Hände" gerät?

Zunächst erst mal gar nichts. Mit dem Zertifikat allein kann niemand Zugriff auf Ihre Daten nehmen. Ein Zugriff auf Ihre Daten ist nur mit gültigem Zertifikat und Kennung / Passwort möglich. Wir empfehlen Ihnen aber in einem solchen Fall das Zertifikat sperren (unter Angabe des Sperrkennworts) und sich ein neues Zertifikat ausstellen zu lasssen. Dazu setzen Sie sich bitte mit unserem ApothekenServiceteam in Verbindung.

Ist für die Nutzung der Serviceleistungen TaxDialog, RetaxOnline und/oder ZuzahlungOnline ein weiteres Zertifikat notwendig?

Nein, Sie können im Menüpunkt "Einstellungen/Serviceleistungen" die einzelnen Serviceleistungen selber an- bzw. abmelden.

Wie können auch meine Mitarbeiter auf ApothekeOnline zugreifen?

Über den Menüpunkt "Einstellungen-Benutzerverwaltung" können Sie auch Ihren Mitarbeitern Zugang zu ApothekeOnline verschaffen. Per Mausklick können Sie dort entscheiden, auf welche Menüpunkte der jeweilige Mitarbeiter Zugriff nehmen darf. Sie können beliebig viele verschiedene Benutzer anlegen. Die Benutzer können jederzeit wieder gelöscht werden. Sie können jederzeit die Benutzerrechte der Mitarbeiter verändern.

Was muss ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Bitte setzen Sie sich in diesem Fall mit unserem ApothekenServiceteam in Verbindung. Sie erhalten dann ein Default-Passwort. Dieses ist sofort nach der erfolreichen Einwahl in ApothekeOnline zu Ihrer eigenen Sicherheit über den Menuepunkt "Einstellungen-Benutzerverwaltung" in ein individuelles Passwort zu ändern. Wir empfehlen Ihnen diese Änderung.

Kann ich ApothekeOnline auch auf verschiedenen Rechnern nutzen?

Ja. Nach der PKI Zertifizierung, die auf ein und demselben Rechner erfolgen muss und der Sicherung des Zertifikats lässt sich das Zertifikat auf jedem anderen Rechner importieren. Sobald das Zertifikat auf einem anderen Rechner installiert ist, können Sie und Ihre Mitarbeiter mit dem jeweiligen Passwort an verschiedenen Arbeitsplätzen auf ApothekeOnline zugreifen.

In welchem Bereich kann ich ein Rezept-Image anfordern?

In dem geschützten Bereich ApothekeOnline im Menüpunkt "Rezeptsuche".

Wann habe ich Zugriff auf die Rezept-Images der aktuellen Einlieferung?

Ca. 2 bis 3 Tage nach der Rezeptabholung.

Für welchen Zeitraum sind die Rezept-Images einsehbar?

Sie können auf die Rezept-Images vom aktuellen Monat und der letzten 2 Vormonate zugreifen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen die Images nicht länger zur Verfügung gestellt werden.

Kann ich über ApothekeOnline kontrollieren, ob meine Rezepte bei der VSA angekommen sind?

Über den Menüpunkt "Einlieferung" werden bereits 1-2 Tage nach der Abholung Gewicht, Anzahl, erwarteter Bruttoumsatz sowie die Anzahl der Rezepte über 500,00 Euro angezeigt. Bei Bedarf können Sie hier auch direkt auf die Images der Rezepte über 500,00 Euro zugreifen (z.B. zum Ausdruck).

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Welche Systemvoraussetzungen braucht die neue DatenPur 3.0?

Die Angaben zu den Systemvoraussetzungen für die DatenPur Version 3.0 finden Sie hier. Sie können aber davon ausgehen, dass die weitaus meisten heute aktiven PC diese erfüllen.

Warum werden Windows 98 und ME nicht bei den unterstützenden Betriebssystemen in den Systemvoraussetzungen von DatenPur 3.0 genannt?

Windows 98 und ME werden von Microsoft selbst nicht mehr unterstützt. Das kann dazu führen, dass ggf. auftretende Probleme im Gebrauch von DatenPur 3.0 auf diesen Systemen (bspw. Drucken, Datenexport nach Excel), von der VSA nicht mehr behoben werden können. Eine Nutzung von DatenPur 3.0 auf Windows 98 oder ME ist deshalb theoretisch möglich, aber im Fall, dass Probleme auftreten, können wir leider aus o.g. Gründen keinen Support leisten.

Was geschieht, wenn ich die alte und die neue DatenPur 3.0 auf einem Arbeitsplatz installiert habe? Kann man beide Anwendungen gleichzeitig nutzen?

Ja. Sie können beide Anwendungen problemlos gleichzeitig nutzen.

Kann man mit DatenPur 3.0 auf die Rezeptdaten der alten DatenPur zugreifen?

Leider nein. Dies ist aus datenbanktechnischen Gründen nicht möglich und aufgrund der unterschiedlichen Daten auch nicht sinnvoll. Die neue DatenPur 3.0 enthält wesentlich mehr Rezeptdaten und setzt auf eine komplett neue Datenbankstruktur auf. Sie können aber parallel mit beiden Anwendungen auf Ihrem Rechner arbeiten und für die neuen Monate schon die Vorteile der neuen DatenPur 3.0 nutzen.

Kann ich für die alte und die neue DatenPur die selbe PIN verwenden?

Ja, die Verwendung der selben PIN ist möglich.

Bei der Installation kommt ein Hinweis meiner Firewallsoftware. Warum?

Ist eine Firewall aktiv, wird sich diese bei der Installation von DatenPur 3.0 normalerweise melden, da die Installation auf TCP/IP (= Systemprotokolle in Netzwerken und bei Internetnutzung) zugreift. DatenPur 3.0 stellt aber keine Internetverbindung her! Über das Protokoll wird lediglich geprüft, ob DatenPur 3.0 aktuell gestartet ist bzw. läuft. Ein Sicherheitsrisiko für Ihren Rechner besteht also nicht, da lediglich der Zugriff von DatenPur 3.0 auf das TCP/IP-Protokoll innerhalb Ihres PC's erlaubt wird.

Ich habe Windows 2000/XP und erhalte eine Meldung, dass ich nicht die nötigen Rechte besitze, um das Programm zu installieren. Ich kann diese Meldung nur bestätigen, aber die Installation wird dadurch nicht ausgeführt. Was muss ich nun tun?

Sie benötigen Administrator- oder Hauptbenutzerrechte auf Ihrem PC! Klicken Sie auf Start -> Systemsteuerung -> Einstellungen -> Benutzerkonten (bei Windows XP) bzw. Benutzer und Kennwörter (bei Windows 2000). Unter dem Reiter Benutzer finden Sie alle angelegten Benutzer und dahinter die jeweilige Benutzergruppe. Steht hinter Ihrem Namen, mit dem Sie sich an dem PC angemeldet haben, etwas anderes als Administrator / Administratorengruppe oder Hauptbenutzer besitzen Sie nicht die nötigen Rechte für Installationen. Wenden Sie sich an eine Person, die der Gruppe Administrator zugeordnet ist.

Warum gibt es eine Schnellsuche und eine erweiterte Suche? Was ist der Unterschied?

Mit der Schnellsuche können Sie ohne in eine weitere Maske wechseln zu müssen nach den wichtigsten Parametern suchen (bspw. Versicherten-, Kassen-, PZN-Nummern und -Namen).

In der Erweiterten Suche haben Sie 47 verschiedene Parametern zur Auswahl nach denen Sie eine Selektion durchführen können. In beiden Suchen können Sie mit Hilfe von Operatoren (bspw. >,<=) und Platzhalter (*, %) suchen.

Wie finde ich am schnellsten ein bestimmtes Rezept-Image?

Haben Sie die PIC-Nummer des Rezept-Images vorliegen, können Sie das Rezept durch Eingabe der PIC-Nummer über die Erweiterte Suche finden. Haben Sie die Versicherten- und Krankenkassenummer vorliegen, können Sie das Rezept über die Schnellsuche (mit der Eingabe: "V=12345678901 K=101234567"), oder auch über die Erweiterte Suche finden.

Welchen Vorteil bringen mir die fünf verschiedenen Reiter/Sichten (z.B. Versicherte, PZN)?

Für jede Suche werden Ihnen die Ergebnisse in fünf Sichten (=Reiter) gruppiert dargestellt, Sie bekommen sämtliche Summen für die gefundenen Rezepte nach Versicherten, PZN, Rezepten, Ärzten und Kostenträgern angezeigt. So können Sie z.B. bei einer Suche nach den Rezepten eines Monats die PZN nach Umsatz oder Rohgewinn sortieren lassen. Wechseln Sie dann auf den Reiter Versicherte, können Sie u.a. sehen, wie viele Versicherte in diesem Monat bei Ihnen Rezepte eingelöst haben.

Ist es notwendig Versicherten, die ein bestimmtes Medikament in Ihrer Apotheke erworben haben, eine Information zukommen zu lassen (z.B. bei einem Medikamentenrückruf), werden Ihnen diese nach der Suche mit der PZN auf dem Reiter Versicherte angezeigt.

In der Rezeptansicht bekomme ich das Image nicht angezeigt, woran liegt das?

DatenPur bietet Ihnen die Möglichkeit für einen Monat nur die Rezeptdaten ohne Rezept-Images einzuspielen. Prüfen Sie im Fenster "Daten importieren", ob Sie für alle eingespielten Monate die Images importiert haben. Auch wenn Sie alle Rezept-Images eingespielt haben, kann es sein, dass einzelne Rezept-Images trotzdem nicht vorhanden sind. Dies ist der Fall bei Sonderbelegen die nicht dem Formblatt Muster 16 entsprechen und deshalb nicht eingescannt werden können. Die Rezeptdaten müssen manuell eingegeben werden, ein Image kann dabei nicht erzeugt werden.

Kann man mit der jeweils aktuellen Monats-CD auch Zuzahlungsauswertungen für das laufende Kalenderjahr erstellen?

Sowohl die alte wie auch die neue DatenPur 3.0 enthalten auf jeder Monats-CD die Zuzahlungsdaten aus dem laufenden Kalenderjahr. Somit ist sichergestellt, dass Sie z.B. bei einem Umstieg im Juli 2008 auch die Zuzahlungsbeträge ab Januar 2009 abrufen können.