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FAQ - Ihre Fragen schnell beantwortet

Die Antworten auf häufige Fragen zu den Produkten und Dienstleistungen der VSA finden Sie nachfolgend in unserem FAQ-Bereich unter den Rubriken:

Abrechnung

apothekeOnline

datenPur

Aktuell: FAQs und Dokumente zu ANSG

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Fragen zur Abrechnung

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Warum habe ich einen negativen Rohertrag in der Produktgruppenübersicht?


Die Produktgruppenübersicht enthält alle verschreibungspflichtigen FAM zu denen ein Einkaufspreis vorhanden ist.

Bei dem von der VSA ausgewiesenen Rohertrag  handelt es sich um einen informativen Rohertrag. Dieser wurde auf Basis des im ABDA-Stamm plus V angegebenen Einkaufspreises berechnet, wobei individuelle Rabatte nicht berücksichtigt wurden.

Der Rohertrag berechnet sich nach folgender Formel:
Rohertrag = Anz. Pckg * (8,51 - Apo-Abschlag netto) + 3% * Apo-EK

Ein negativer Rohertrag in der Auswertung entsteht üblicherweise nur bei Hilfsmitteln. Das liegt daran, dass Hilfsmittel nach den gültigen Lieferverträgen abgerechnet werden und somit der Verkaufspreis oftmals niedriger ist, als der im ABDA-Artikelstamm PlusV hinterlegte Apothekeneinkaufspreis.

Category: Abrechnung
Warum sind in der Apotheken-Sammelrechnung und der Importberechnung Kostenträger doppelt aufgelistet?


Manche Kostenträger wie z. B. die AOK Bayern oder AOK PLUS fordern getrennte Abrechnungen. Das bedeutet, dass für jede dort abrechnende Apotheke mehrere Konten geführt werden müssen. Um diese Konten des Kostenträgers auch für Sie transparent zu halten, werden diese getrennt in den Abrechnungsunterlagen aufgeführt. Der Kostenträger erscheint also ggf. mehrfach.

Category: Abrechnung
Wo finde ich die Rabattverträge der Krankenkassen?


Die zentrale Informationsstelle für Rabattverträge ist das www.deutschesapothekenportal.de.

Category: Abrechnung
Wieso gibt es eigentlich eine Importberechnung bei Hilfsmittelrezepten?


Natürlich wird bei Hilfsmitteln keine Importberechnung durchgeführt. Ist aber auf einem Rezept der Kreuzfeldstatus "7" (=Hilfsmittel) angekreuzt, wird dieser Beleg komplett dem Hilfsmittelkonto zugeordnet, auch wenn neben dem Hilfsmittel ein (importfähiges) FAM verordnet ist.

Hinweis: Mischrezepte, also Arzneimittel und Hilfsmittel auf einem Rezept, sind nicht erlaubt. Weisen Sie den verordnenden Arzt nach Möglichkeit darauf hin. Informationen zum Ausfüllen der Rezepte erhält der Arzt bei seiner Kassenärztlichen Vereinigung.

Category: Abrechnung
Ärzte-Statistik - Ihre 30 umsatzstärksten Ärzte: Nach welchen Kriterien werden die Rezepte den Spalten "Hilfsmittel und Impfstoffe...." bzw. "PC-Rezepte...." zugeordnet?

Das ist immer abhängig vom gewählten Kreuzfeldstatus ( 7 / 8 / 9 ):

  • Ist nur Status 7 oder 8 angekreuzt - also ohne Status 9 - dann wird das Rezept nur der Spalte "Hilfsmittel und Impfstoffe...." zugerechnet.
  • Ist nur der Status 9 - also ohne Status 7 oder Status 8 - angekreuzt, dann wird das Rezept ausschließlich der Spalte "PC-Rezepte-..." zugeordnet.
  • Ist auf dem Rezept neben dem Status 9 zusätzlich noch der Status 7 und/oder 8 angekreuzt, wird das Rezept beiden Spalten zugeordnet.
Category: Abrechnung
Ich möchte gerne manche Daten aus der Abrechnung nachvollziehen, z. B. welches Arzneimittel mit welchem Apothekenabschlag berechnet wurde. Wie kann ich das tun?


Gehen Sie in apothekeOnline und wählen Sie dort den Punkt Rezeptsuche. Sie können Ihre Suche mit einem oder mehreren Parameter(n) einschränken. Sollten Ihnen die dann angezeigten Informationen nicht ausreichen, klicken Sie auf "Rezeptdaten downloaden". Sie können die Daten nun in Ihrer Tabellenkalkulation (z. B. Microsoft Excel) öffnen, dort werden ihnen noch mehr Informationen zu jeder Position angezeigt.

Category: Abrechnung
Wie funktioniert die Importberechnung?


Hier kommt der Rahmenvertrag über die Arzneimittelversorgung nach § 129 SGB V zum Tragen. Anhand der von Ihnen eingelieferten Rezepte und des ABDA-Artikelstammes überprüfen wir, welche FAM Sie abgegeben haben, zu welchen dieser FAM es Importe gibt, die importfähig - also mindestens 15,-- Euro oder 15 Prozent preisgünstiger als das Original - sind und welche Importe Sie tatsächlich abgegeben haben. Bei der Ermittlung der Ersparnis wird beim Original, wie auch beim Import, der jeweils gültige  Herstellerrabatt abgezogen. Die Summe der importfähigen AM ist die Grundlage zur Bestimmung der Importquote und der daraus resultierenden Soll-Vorgabe der Wirtschaftlichkeitsreserve (= 10 % der Importquote). Abhängig vom Anteil des importfähigen Umsatzes ist die Importquote gestaffelt:

  • importfähiger Umsatzanteil = 0 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote =   0,0 %
  • importfähiger Umsatzanteil bis 5 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 0,8 %
  • importfähiger Umsatzanteil bis 10 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 1,7 %
  • importfähiger Umsatzanteil bis 15 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 2,5 %
  • importfähiger Umsatzanteil bis 20 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 3,3 %
  • importfähiger Umsatzanteil bis 25 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 4,2 %
  • importfähiger Umsatzanteil über 25 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 5,0 %


Hier ein Beispiel:
Sie haben für den Kostenträger A im Monat Mai einen FAM-Umsatz von 1000,-- Euro. Der importfähige Umsatz zu diesen 1000,-- Euro ist laut ABDA-Artikelstamm 150,-- Euro, dies entspricht einem Anteil von 15 %. Bei 15 % importfähigem Umsatzanteil beträgt die Importquote 2,5 %. D. h., Ihre Sollvorgabe für die Wirtschaftlichkeitsreserve beträgt 0,25 % von 1000,--, also 2,50 Euro.

Ist es Ihnen gelungen, anhand Ihrer abgegebenen importfähigen AM mind. 2,50 Euro einzusparen, so haben Sie das Soll erfüllt.

Haben Sie mehr eingespart, als die Wirtschaftlichkeitsreserve von Ihnen verlangt, dann wird die Differenz zwischen Soll und Ist Ihrem Importkonto gutgeschrieben (= Gutschrift). Haben Sie das Soll nicht erfüllen können, wird die Differenz von Ihrem Importkonto abgezogen (= Kürzung). Das Konto wird laufend geführt, die Abrechnung erfolgt jeweils am Quartalsende. D. h. weist Ihr Konto zum Quartalsende einen negativen Wert aus, wird dieser in Ihrer Monatsrechnung abgezogen, ist der Kontostand positiv, bleibt er zur weiteren Verrechnung von Kürzungen als "Reserve" stehen.

Wichtig: Bei den Importkonten handelt es sich um virtuelle Konten. Guthaben kommen nicht zur Auszahlung.

Category: Abrechnung
Wie bedrucke ich Rezepte für künstliche Befruchtung korrekt?


Bei Arzneimitteln zur künstlichen Befruchtung nach § 27 a SGB V drucken Sie in die erste der drei Taxationszeilen des Rezeptes die Sonder-PZN 9999643 und die Taxe 0 (null). In die zweite Zeile drucken Sie wie gewohnt die PZN des Arzneimittels und den Faktor. In das Feld Taxe drucken Sie jedoch nur den halben Taxbetrag auf. Kostet ein Medikament z. B. 150,-- Euro drucken Sie für die Taxe also 75,-- auf. In das Feld Zuzahlung tragen Sie 0 (null) ein. Die Eigenbeteiligung der Versicherten wird nicht auf das Rezept aufgetragen.

Category: Abrechnung
Pachtzinsfreier Umsatz


Für die Berechnung des pachtzinsfreien Umsatzes werden nur Arzneimittel mit einem Rohgewinnaufschlag von max. 12 % berücksichtigt. Bitte berücksichtigen Sie, dass es sich hier nur um einen Richtwert handeln kann, der sich ausschließlich auf Ihre GKV-Rezepte bezieht. Barverkäufe und Privatverordnungen können von uns nicht berücksichtigt werden.

Category: Abrechnung
Was bedeutet es, wenn die Abrechnungsfrist überschritten wurde?


In der Regel gilt: Rezepte, die innerhalb eines Monats ab Monatsende der Abgabe abgerechnet werden, liegen innerhalb der Abrechnungsfrist. Näheres findet sich in den jeweiligen Arzneimittellieferverträgen. Wird die Abrechnungsfrist überschritten, so kann es seitens der Kassen zu Retaxationen kommen, die Erstattung darf aber nicht mehr vollständig verweigert werden.

Category: Abrechnung
Wie lang ist die Abgabefrist?


Die Abgabefrist richtet sich nach den in den einzelnen Bundesländern gültigen Arzneimittellieferungsverträgen und beträgt in der Regel vier Wochen. Das heißt, dass ein Rezept innerhalb von vier Wochen beliefert werden muss. Kommt ein Patient später, ist die Abgabefrist überschritten.

Category: Abrechnung
Welche Zahlungsmodalitäten bietet die VSA für die Auszahlung der Abrechnungsgelder an?


Die Wertstellung der Gelder erfolgt via Überweisung am gleichen Tag, an dem die VSA die Gelder freigibt.

Außerdem bietet die VSA unterschiedliche Auszahlungsmodi an:

  • Auszahlung von 100% der Abrechnungssumme jeweils am 14. des Folgemonats.
  • Flexible Auszahlung bis zu  80% der Abrechnungssumme des Vormonats und  mit bis zu drei Abschlagszahlungen im Folgemonat (z.B. am 14. oder variabel). Die Restsumme wird nach der Abrechnung (z.B. am 21. oder variabel) des Folgemonats gezahlt.
Category: Abrechnung

Fragen zu apothekeOnline

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Wie kann ich apothekeOnline nutzen?


Um apothekeOnline nutzen zu können benötigen Sie einen PC mit Internetanschluss, das Programm Acrobat Reader und ein gültiges PKI-Zertifikat.

Category: ApothekeOnline
Was ist PKI?


Bei dem PKI-Verfahren (=Public-Key-Infrastructure) handelt es sich um ein modernes und sicheres Authentifizierungsverfahren. PKI beruht auf einem einfachen, aber wirkungsvollem Prinzip: Jeder User hat ein individuelles Schlüsselpaar, das aus einem geheimen und einem öffentlichen Schlüssel (private / public Key) besteht. Veröffentlicht wird nur der Public Key, während der Private Key absoluter Geheimhaltung unterliegt. Das jeweilige Schlüsselpaar ist einmalig und es ist sichergestellt, dass aus dem öffentlichen Schlüssel der private Schlüssel nicht errechnet werden kann.

Category: ApothekeOnline
Was passiert, wenn mein PKI-Zertifikat in "falsche Hände" gerät?


Zunächst erst mal gar nichts. Mit dem Zertifikat allein kann niemand Zugriff auf Ihre Daten nehmen. Ein Zugriff auf Ihre Daten ist nur mit gültigem Zertifikat und Kennung / Passwort möglich. Wir empfehlen Ihnen aber in einem solchen Fall das Zertifikat zu sperren (unter Angabe des Sperrkennworts) und sich ein neues Zertifikat ausstellen zu lassen. Dazu setzen Sie sich bitte mit unserem ApothekenServiceteam in Verbindung.

Category: ApothekeOnline
Welche Vorteile hat das PKI-Zertifikat für die Apotheke?


Mit dem PKI-Zertifikat können Sie sich beliebig oft in apothekeOnline einwählen. Und das von jedem beliebigen Arbeitsplatz aus (Voraussetzung: PC mit Internetzugang). Die oftmals umständliche Verwaltung der PIN/TAN-Listen entfällt.

Category: ApothekeOnline
Welche Systemvoraussetzungen benötige ich für apothekeOnline?


Verwenden Sie für reibungslose Nutzung  folgende Umgebungen:

  • Betriebssystem: Windows Vista, Windows 7, Windows 8 & Windows 10
  • Browser: Internet Explorer (ab Version 11) & Firefox (ab Version 49)

Bitte beachten: Um das PKI-Zertifikat auf Ihrem Rechner installieren zu können, benötigen Sie Administratorrechte für Ihren Rechner. Für den regulären Gebrauch von apothekeOnline genügen normale Benutzerrechte.

Category: ApothekeOnline
Ist die Nutzung von apothekeOnline kostenlos?


Ja, die Nutzung von apothekeOnline ist für Kunden der VSA-Abrechnung kostenlos (zzgl. Entgelt für den Internetzugang und dessen Nutzung).

Category: ApothekeOnline
Kann ich apothekeOnline auch auf verschiedenen Rechnern nutzen?


Ja. Nach der PKI Zertifizierung und der Sicherung des Zertifikats lässt sich das Zertifikat auf jedem anderen Rechner importieren. Sobald das Zertifikat auf einem anderen Rechner installiert ist, können Sie und Ihre Mitarbeiter mit dem jeweiligen Passwort an verschiedenen Arbeitsplätzen auf apothekeOnline zugreifen.

Category: ApothekeOnline
Ist für die Nutzung der Serviceleistungen Tax-Dialog, Retax-Online und/oder Zuzahlung-Online ein weiteres Zertifikat notwendig?


Nein, Sie können im Menüpunkt "Einstellungen/Serviceleistungen" die einzelnen Serviceleistungen selber an- bzw. abmelden.

Category: ApothekeOnline
Wie können auch meine Mitarbeiter auf apothekeOnline zugreifen?


Über den Menüpunkt "Einstellungen-Benutzerverwaltung" können Sie auch Ihren Mitarbeitern Zugang zu apothekeOnline verschaffen. Per Mausklick können Sie dort entscheiden, auf welche Menüpunkte der jeweilige Mitarbeiter Zugriff nehmen darf. Sie können beliebig viele verschiedene Benutzer anlegen. Die Benutzer können jederzeit wieder gelöscht werden. Sie können jederzeit die Benutzerrechte der Mitarbeiter verändern.

Category: ApothekeOnline
Was muss ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?


Bitte setzen Sie sich in diesem Fall mit unserem ApothekenServiceteam in Verbindung. Sie erhalten dann ein Default-Passwort. Dieses ist sofort nach der erfolgreichen Einwahl in apothekeOnline zu Ihrer eigenen Sicherheit über den Menüpunkt "Einstellungen -> Benutzerverwaltung" in ein individuelles Passwort zu ändern. Wir empfehlen Ihnen diese Änderung.

Category: ApothekeOnline
Wo finde ich meine Rezept-Images?


Im Menüpunkt "Abrechnung -> Rezeptsuche" können Sie gezielt nach Rezepten suchen; zum Bsp. nach Versichertennummer, –namen oder PZN. Sie bekommen dort die Treffer angezeigt und können bei mehreren Gefundenen durch die Rezepte blättern.

Category: ApothekeOnline
Wozu kann ich die Funktionen Rezeptsuche und Zuzahlung-Online auf der Startseite nutzen?


Über diese beiden Funktionen können Sie direkt von der Startseite aus eine Rezeptsuche oder Zuzahlungssuche starten. Die Suche funktioniert dabei genau wie wenn Sie sie vom eigentlichen Menüpunkt aus aufrufen würden; also auch mit den voreingestellten Suchzeiträumen.

Category: ApothekeOnline
Wie kann ich mir einen genaueren Überblick über eine größere Treffermenge verschaffen (bspw. in der Rezeptsuche)?


Es gibt dazu zwei Funktionen die Sie unterstützen.

  1. Treffer pro Seite: Unten rechts auf der Seite zu finden. Mit einem Klick auf die 10, 20 oder 30 können Sie sich die Anzahl der Treffer die auf einer Seite angezeigt werden sollen einstellen und sich so je nach Bedarf die Anzeige einstellen.
  2. Sortierungen: In den Spaltenköpfen befinden sich Pfeile. Ein Klick auf einen Pfeil sortiert die Treffermenge nach diesem Wert aufsteigend, ein weiterer Klick absteigend. Das heißt Sie können sich die Treffer genau so sortieren lassen wie Sie möchten (bspw. nach Versichertennummer oder Geburtsdatum).
Category: ApothekeOnline
Gibt es eine Möglichkeit wie ich auf wichtige Funktionen noch schneller zugreifen kann?
  • In der Favoritenfunktion (gelber Balken) können Sie sich bis zu fünf Funktionen hinterlegen, die Sie dann mit einem Klick von überall her in apothekeOnline aufrufen können.
  • Zum Einrichten klicken Sie einfach in der gewünschten Funktion oben rechts auf den Stern; die Funktion wird dann in die Favoritenleiste übernommen.
  • Auf der Startseite stehen Ihnen zu sechs wichtigen Menüpunkten Schnellstartfunktionen zur Verfügung.

Hierüber:

  • bekommen Sie wichtige Informationen vorab im Überblick (Tax-Dialog, Rezepteinlieferung, ...),
  • können diese Funktionen mit einem Klick aufrufen (Klick auf den Funktionsnamen)
  • können von hier schon gezielt suchen (Rezeptsuche, Zuzahlung-Online)
Category: ApothekeOnline
Kann ich über apothekeOnline kontrollieren, ob meine Rezepte bei der VSA angekommen sind?


Über den Menüpunkt "Abrechnung -> Einlieferung" werden bereits kurz nach der Abholung Gewicht, Anzahl, erwarteter Bruttoumsatz sowie die Anzahl der Rezepte über 500,00 Euro angezeigt. Bei Bedarf können Sie hier auch direkt auf die Images der Rezepte über 500,00 Euro zugreifen (z.B. zum Ausdruck).

Category: ApothekeOnline

Fragen zu datenPur

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Welche Systemvoraussetzungen braucht die datenPur?
  • Betriebssysteme: Windows 7, Vista, XP, 2000
  • Arbeitsspeicher: mind. 256 MB (abhängig von der Rezeptzahl
  • Prozessor: mind. 1 GHz
  • Festplattenspeicher: mind. 1,5 GB (abhängig von der Rezeptzahl)
  • Bildschirmauflösung: Darstellung optimiert auf 800x600 Pixel
Category: DatenPur
Warum werden Windows 98, ME und NT nicht bei den unterstützenden Betriebssystemen in den Systemvoraussetzungen von datenPur genannt?


Windows 98, ME und NT werden von Microsoft selbst nicht mehr unterstützt. Das kann dazu führen, dass ggf. auftretende Probleme im Gebrauch von datenPur auf diesen Systemen (bspw. Drucken, Datenexport nach Excel), von der VSA nicht mehr behoben werden können. Eine Nutzung von datenPur auf Windows 98, ME oder NT ist deshalb theoretisch möglich, aber im Fall, dass Probleme auftreten, können wir leider aus o.g. Gründen keinen Support leisten.

Category: DatenPur
Bei der Installation kommt ein Hinweis meiner Firewallsoftware. Warum?


Ist eine Firewall aktiv, wird sich diese bei der Installation von datenPur normalerweise melden, da die Installation auf TCP/IP (= Systemprotokolle in Netzwerken und bei Internetnutzung) zugreift. datenPur stellt aber keine Internetverbindung her! Über das Protokoll wird lediglich geprüft, ob datenPur aktuell gestartet ist bzw. läuft. Ein Sicherheitsrisiko für Ihren Rechner besteht also nicht, da lediglich der Zugriff von datenPur auf das TCP/IP-Protokoll innerhalb Ihres PC's erlaubt wird.

Category: DatenPur
Ich habe Windows 2000/XP und erhalte eine Meldung, dass ich nicht die nötigen Rechte besitze, um das Programm zu installieren. Ich kann diese Meldung bestätigen, aber die Installation wird dadurch nicht ausgeführt. Was muss ich nun tun?


Sie benötigen Administrator- oder Hauptbenutzerrechte auf Ihrem PC!
Klicken Sie auf Start -> Systemsteuerung -> Einstellungen -> Benutzerkonten (bei Windows XP) bzw. Benutzer und Kennwörter (bei Windows 2000). Unter dem Reiter Benutzer finden Sie alle angelegten Benutzer und dahinter die jeweilige Benutzergruppe. Steht hinter Ihrem Namen, mit dem Sie sich an dem PC angemeldet haben, etwas anderes als Administrator / Administratorengruppe oder Hauptbenutzer besitzen Sie nicht die nötigen Rechte für Installationen. Wenden Sie sich an eine Person, die der Gruppe Administrator zugeordnet ist.

Category: DatenPur
Warum gibt es eine Schnellsuche und eine erweiterte Suche? Was ist der Unterschied?


Mit der Schnellsuche können Sie ohne in eine weitere Maske wechseln zu müssen nach den wichtigsten Parametern suchen.

In der Erweiterten Suche haben Sie verschiedene Parameter zur Auswahl nach denen Sie eine Selektion durchführen können. In beiden Suchen können Sie mit Hilfe von Operatoren (bspw. >,<=) und Platzhalter (*, %) suchen.

Category: DatenPur
Wie finde ich am schnellsten ein bestimmtes Rezept-Image im Rahmen einer Kundenreklamation?


Haben Sie die PIC-Nummer des Rezept-Images vorliegen, können Sie das Rezept durch Eingabe der PIC-Nummer über die Erweiterte Suche finden. Haben Sie die Versicherten- und Krankenkassenummer vorliegen, können Sie das Rezept über die Schnellsuche (mit der Eingabe: "V=12345678901 K=101234567"), oder auch über die Erweiterte Suche finden.

Ist es notwendig Versicherten, die ein bestimmtes Medikament in Ihrer Apotheke erworben haben, eine Information zukommen zu lassen (z.B. bei einem Medikamentenrückruf), werden Ihnen diese nach der Suche mit der PZN auf dem Reiter Versicherte angezeigt.

Category: DatenPur
In der Rezeptansicht bekomme ich das Image nicht angezeigt, woran liegt das?


datenPur bietet Ihnen die Möglichkeit für einen Monat nur die Rezeptdaten ohne Rezept-Images einzuspielen. Prüfen Sie im Fenster "Daten importieren", ob Sie für alle eingespielten Monate die Images importiert haben. Auch wenn Sie alle Rezept-Images eingespielt haben, kann es sein, dass einzelne Rezept-Images trotzdem nicht vorhanden sind. Dies ist der Fall bei Sonderbelegen die nicht dem Formblatt Muster 16 entsprechen und deshalb nicht eingescannt werden können. Die Rezeptdaten müssen manuell eingegeben werden, ein Image kann dabei nicht erzeugt werden.

Category: DatenPur
Kann man mit der jeweils aktuellen Monats-CD auch Zuzahlungsauswertungen für das laufende Kalenderjahr erstellen?


Die datenPur enthält auf jeder Monats-CD die Zuzahlungsdaten aus dem laufenden Kalenderjahr. Somit ist sichergestellt, dass Sie z.B. bei einer Nutzung der datenPur ab April 2011 auch die Zuzahlungsbeträge ab Januar 2011 abrufen können.

Category: DatenPur