FAQ - Ihre Fragen schnell beantwortet

Die Antworten auf häufige Fragen zu den Produkten und Dienstleistungen von NOVENTI (Marken VSA, ALG, SARZ) finden Sie nachfolgend in unserem FAQ-Bereich unter den Rubriken:

Abrechnung

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Aktuell: FAQs und Dokumente zu ANSG

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Fragen zur Abrechnung

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Warum habe ich einen negativen Rohertrag in der Produktgruppenübersicht?


Die Produktgruppenübersicht enthält alle verschreibungspflichtigen FAM zu denen ein Einkaufspreis vorhanden ist.

Bei dem von der VSA ausgewiesenen Rohertrag  handelt es sich um einen informativen Rohertrag. Dieser wurde auf Basis des im ABDA-Stamm plus V angegebenen Einkaufspreises berechnet, wobei individuelle Rabatte nicht berücksichtigt wurden.

Der Rohertrag berechnet sich nach folgender Formel:
Rohertrag = Anz. Pckg * (8,51 - Apo-Abschlag netto) + 3% * Apo-EK

Ein negativer Rohertrag in der Auswertung entsteht üblicherweise nur bei Hilfsmitteln. Das liegt daran, dass Hilfsmittel nach den gültigen Lieferverträgen abgerechnet werden und somit der Verkaufspreis oftmals niedriger ist, als der im ABDA-Artikelstamm PlusV hinterlegte Apothekeneinkaufspreis.

Category: Abrechnung
Warum sind in der Apotheken-Sammelrechnung und der Importberechnung Kostenträger doppelt aufgelistet?


Manche Kostenträger wie z. B. die AOK Bayern oder AOK PLUS fordern getrennte Abrechnungen. Das bedeutet, dass für jede dort abrechnende Apotheke mehrere Konten geführt werden müssen. Um diese Konten des Kostenträgers auch für Sie transparent zu halten, werden diese getrennt in den Abrechnungsunterlagen aufgeführt. Der Kostenträger erscheint also ggf. mehrfach.

Category: Abrechnung
Wo finde ich die Rabattverträge der Krankenkassen?


Die zentrale Informationsstelle für Rabattverträge ist das www.deutschesapothekenportal.de.

Category: Abrechnung
Wieso gibt es eigentlich eine Importberechnung bei Hilfsmittelrezepten?


Natürlich wird bei Hilfsmitteln keine Importberechnung durchgeführt. Ist aber auf einem Rezept der Kreuzfeldstatus "7" (=Hilfsmittel) angekreuzt, wird dieser Beleg komplett dem Hilfsmittelkonto zugeordnet, auch wenn neben dem Hilfsmittel ein (importfähiges) FAM verordnet ist.

Hinweis: Mischrezepte, also Arzneimittel und Hilfsmittel auf einem Rezept, sind nicht erlaubt. Weisen Sie den verordnenden Arzt nach Möglichkeit darauf hin. Informationen zum Ausfüllen der Rezepte erhält der Arzt bei seiner Kassenärztlichen Vereinigung.

Category: Abrechnung
Ärzte-Statistik - Ihre 30 umsatzstärksten Ärzte: Nach welchen Kriterien werden die Rezepte den Spalten "Hilfsmittel und Impfstoffe...." bzw. "PC-Rezepte...." zugeordnet?

Das ist immer abhängig vom gewählten Kreuzfeldstatus ( 7 / 8 / 9 ):

  • Ist nur Status 7 oder 8 angekreuzt - also ohne Status 9 - dann wird das Rezept nur der Spalte "Hilfsmittel und Impfstoffe...." zugerechnet.
  • Ist nur der Status 9 - also ohne Status 7 oder Status 8 - angekreuzt, dann wird das Rezept ausschließlich der Spalte "PC-Rezepte-..." zugeordnet.
  • Ist auf dem Rezept neben dem Status 9 zusätzlich noch der Status 7 und/oder 8 angekreuzt, wird das Rezept beiden Spalten zugeordnet.
Category: Abrechnung
Ich möchte gerne manche Daten aus der Abrechnung nachvollziehen, z. B. welches Arzneimittel mit welchem Apothekenabschlag berechnet wurde. Wie kann ich das tun?


Gehen Sie in apothekeOnline und wählen Sie dort den Punkt Rezeptsuche. Sie können Ihre Suche mit einem oder mehreren Parameter(n) einschränken. Sollten Ihnen die dann angezeigten Informationen nicht ausreichen, klicken Sie auf "Rezeptdaten downloaden". Sie können die Daten nun in Ihrer Tabellenkalkulation (z. B. Microsoft Excel) öffnen, dort werden ihnen noch mehr Informationen zu jeder Position angezeigt.

Category: Abrechnung
Wie funktioniert die Importberechnung?


Hier kommt der Rahmenvertrag über die Arzneimittelversorgung nach § 129 SGB V zum Tragen. Anhand der von Ihnen eingelieferten Rezepte und des ABDA-Artikelstammes überprüfen wir, welche FAM Sie abgegeben haben, zu welchen dieser FAM es Importe gibt, die preisgünstig (importfähig) sind und welche Importe Sie tatsächlich abgegeben haben. Bei der Ermittlung der Ersparnis wird beim Original, wie auch beim Import, der jeweils gültige  Herstellerrabatt abgezogen.

Regelung bis 01.07.2019:

Die Summe der importfähigen AM ist die Grundlage zur Bestimmung der Importquote und der daraus resultierenden Soll-Vorgabe der Wirtschaftlichkeitsreserve (= 10 % der Importquote). Abhängig vom Anteil des importfähigen Umsatzes ist die Importquote gestaffelt:

  • importfähiger Umsatzanteil = 0 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote =   0,0 %
  • importfähiger Umsatzanteil bis 5 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 0,8 %
  • importfähiger Umsatzanteil bis 10 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 1,7 %
  • importfähiger Umsatzanteil bis 15 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 2,5 %
  • importfähiger Umsatzanteil bis 20 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 3,3 %
  • importfähiger Umsatzanteil bis 25 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 4,2 %
  • importfähiger Umsatzanteil über 25 % Ihres FAM-Umsatzes => Importquote = 5,0 %


Hier ein Beispiel:
Sie haben für den Kostenträger A im Monat Mai einen FAM-Umsatz von 1000,-- Euro. Der importfähige Umsatz zu diesen 1000,-- Euro ist laut ABDA-Artikelstamm 150,-- Euro, dies entspricht einem Anteil von 15 %. Bei 15 % importfähigem Umsatzanteil beträgt die Importquote 2,5 %. D. h., Ihre Sollvorgabe für die Wirtschaftlichkeitsreserve beträgt 0,25 % von 1000,--, also 2,50 Euro.

Ist es Ihnen gelungen, anhand Ihrer abgegebenen importfähigen AM mind. 2,50 Euro einzusparen, so haben Sie das Soll erfüllt.

Haben Sie mehr eingespart, als die Wirtschaftlichkeitsreserve von Ihnen verlangt, dann wird die Differenz zwischen Soll und Ist Ihrem Importkonto gutgeschrieben (= Gutschrift). Haben Sie das Soll nicht erfüllen können, wird die Differenz von Ihrem Importkonto abgezogen (= Kürzung). Das Konto wird laufend geführt, die Abrechnung erfolgt jeweils am Quartalsende. D. h. weist Ihr Konto zum Quartalsende einen negativen Wert aus, wird dieser in Ihrer Monatsrechnung abgezogen, ist der Kontostand positiv, bleibt er zur weiteren Verrechnung von Kürzungen als "Reserve" stehen.

Regelung ab 01.07.2019:

Regelwerk für die Berechnung der Preisgünstigkeit:

  • Für die Berechnung der Quote und des Anteils preisgünstiger (importfähiger) Arzneimittel werden nun folgende Importe berücksichtigt:

  1. Abgabepreis Original <= 100,00€: min. 15% preiswerter als das Original
  2. Abgabepreis Original > 100,00€: min. 15% preiswerter als das Original
  3. Abgabepreis Original > 300,00€: min. 5% preiswerter als das Original

Regelwerk für die Berechnung des Einsparziels, welches halbjährlich fix auf 2% festgelegt ist.

  • Alle Abgaben im importrelevanten Markt werden monetär so bewertet, als wäre jeweils das Referenzarzneimittel (Original) abgegeben worden. Die Summe dieser Umsätze eines Kalendermonats ergibt den theoretischen Umsatz.
  • Die erreichte Einsparung errechnet sich aus der Differenz des Abgabepreises des jeweiligen Referenzarzneimittels und des preisgünstigen Importarzneimittels.
  • Das Einsparziel wird aus der Summe der Einsparungen durch die Abgabe preisgünstiger Importarzneimittel geteilt durch den theoretischen Umsatz im importrlevanten Markt ermittelt.

Beispiel:

Mit der Abgabe preisgünstiger Importe wurden beim Kostenträger A Einsparungen von 80,00€ erzielt. Der theoretische Umsatz beläuft sich z.B. auf 1.500,00€.

  • Erreichtes Einsparziel = 80,00€ / 1.500,00€ = 0,053 = 5,3%
  • Theoretisches Einsparziel = 1.500,00€ * 2% = 30,00 €
  • Daraus ergibt sich aus den Einsparungen ein Guthaben von 50,00€.


Wichtig: Bei den Importkonten handelt es sich um virtuelle Konten. Guthaben kommen nicht zur Auszahlung.

Category: Abrechnung
Wie bedrucke ich Rezepte für künstliche Befruchtung korrekt?


Bei Arzneimitteln zur künstlichen Befruchtung nach § 27 a SGB V drucken Sie in die erste der drei Taxationszeilen des Rezeptes die Sonder-PZN 9999643 und die Taxe 0 (null). In die zweite Zeile drucken Sie wie gewohnt die PZN des Arzneimittels und den Faktor. In das Feld Taxe drucken Sie jedoch nur den halben Taxbetrag auf. Kostet ein Medikament z. B. 150,-- Euro drucken Sie für die Taxe also 75,-- auf. In das Feld Zuzahlung tragen Sie 0 (null) ein. Die Eigenbeteiligung der Versicherten wird nicht auf das Rezept aufgetragen.

Category: Abrechnung
Pachtzinsfreier Umsatz


Für die Berechnung des pachtzinsfreien Umsatzes werden nur Arzneimittel mit einem Rohgewinnaufschlag von max. 12 % berücksichtigt. Bitte berücksichtigen Sie, dass es sich hier nur um einen Richtwert handeln kann, der sich ausschließlich auf Ihre GKV-Rezepte bezieht. Barverkäufe und Privatverordnungen können von uns nicht berücksichtigt werden.

Category: Abrechnung
Was bedeutet es, wenn die Abrechnungsfrist überschritten wurde?


In der Regel gilt: Rezepte, die innerhalb eines Monats ab Monatsende der Abgabe abgerechnet werden, liegen innerhalb der Abrechnungsfrist. Näheres findet sich in den jeweiligen Arzneimittellieferverträgen. Wird die Abrechnungsfrist überschritten, so kann es seitens der Kassen zu Retaxationen kommen, die Erstattung darf aber nicht mehr vollständig verweigert werden.

Category: Abrechnung
Wie lang ist die Abgabefrist?


Die Abgabefrist richtet sich nach den in den einzelnen Bundesländern gültigen Arzneimittellieferungsverträgen und beträgt in der Regel vier Wochen. Das heißt, dass ein Rezept innerhalb von vier Wochen beliefert werden muss. Kommt ein Patient später, ist die Abgabefrist überschritten.

Category: Abrechnung
Welche Zahlungsmodalitäten bietet die VSA für die Auszahlung der Abrechnungsgelder an?


Die Wertstellung der Gelder erfolgt via Überweisung am gleichen Tag, an dem die VSA die Gelder freigibt.

Außerdem bietet die VSA unterschiedliche Auszahlungsmodi an:

  • Auszahlung von 100% der Abrechnungssumme jeweils am 14. des Folgemonats.
  • Flexible Auszahlung bis zu  80% der Abrechnungssumme des Vormonats und  mit bis zu drei Abschlagszahlungen im Folgemonat (z.B. am 14. oder variabel). Die Restsumme wird nach der Abrechnung (z.B. am 21. oder variabel) des Folgemonats gezahlt.
Category: Abrechnung

Fragen zu apothekeOnline

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Wie kann ich apothekeOnline nutzen?


Um apothekeOnline nutzen zu können benötigen Sie einen PC mit Internetanschluss, das Programm Acrobat Reader und ein gültiges PKI-Zertifikat.

Category: ApothekeOnline
Was ist PKI?


Bei dem PKI-Verfahren (=Public-Key-Infrastructure) handelt es sich um ein modernes und sicheres Authentifizierungsverfahren. PKI beruht auf einem einfachen, aber wirkungsvollem Prinzip: Jeder User hat ein individuelles Schlüsselpaar, das aus einem geheimen und einem öffentlichen Schlüssel (private / public Key) besteht. Veröffentlicht wird nur der Public Key, während der Private Key absoluter Geheimhaltung unterliegt. Das jeweilige Schlüsselpaar ist einmalig und es ist sichergestellt, dass aus dem öffentlichen Schlüssel der private Schlüssel nicht errechnet werden kann.

Category: ApothekeOnline
Was passiert, wenn mein PKI-Zertifikat in "falsche Hände" gerät?


Zunächst erst mal gar nichts. Mit dem Zertifikat allein kann niemand Zugriff auf Ihre Daten nehmen. Ein Zugriff auf Ihre Daten ist nur mit gültigem Zertifikat und Kennung / Passwort möglich. Wir empfehlen Ihnen aber in einem solchen Fall das Zertifikat zu sperren (unter Angabe des Sperrkennworts) und sich ein neues Zertifikat ausstellen zu lassen. Dazu setzen Sie sich bitte mit unserem ApothekenServiceteam in Verbindung.

Category: ApothekeOnline
Welche Vorteile hat das PKI-Zertifikat für die Apotheke?


Mit dem PKI-Zertifikat können Sie sich beliebig oft in apothekeOnline einwählen. Und das von jedem beliebigen Arbeitsplatz aus (Voraussetzung: PC mit Internetzugang). Die oftmals umständliche Verwaltung der PIN/TAN-Listen entfällt.

Category: ApothekeOnline
Welche Systemvoraussetzungen benötige ich für apothekeOnline?

Die empfohlenen Systemvoraussetzungen finden Sie hier.

Bitte beachten: Um das PKI-Zertifikat auf Ihrem Rechner installieren zu können, benötigen Sie Administratorrechte für Ihren Rechner.
Für den regulären Gebrauch von apothekeOnline genügen normale Benutzerrechte.

Category: ApothekeOnline
Ist die Nutzung von apothekeOnline kostenlos?

apothekeOnline nutzen Sie zu einer geringen monatlichen Gebühr. Mit dem Portal haben Sie Zugriff auf praktische Dienste wie eine umfangreiche Rezeptsuche oder aussagekräftige Statistiken. Zudem sind im Rahmen der Gebühr zahlreiche weitere Leistungen enthalten, wie pflegeHiMi-Online, Retax-Online, Digitale Abrechnungsunterlagen, Zuzahlung-Online, Info-Direkt und ab Mai 2020 der cashManager, mit dem Sie - unabhängig von der monatlichen Rezeptabrechnung - Abschlagszahlungen kurzfristig verfügbar machen können. (zzgl. Entgelt für den Internetzugang und dessen Nutzung).

Category: ApothekeOnline
Kann ich apothekeOnline auch auf verschiedenen Rechnern nutzen?


Ja. Nach der PKI Zertifizierung und der Sicherung des Zertifikats lässt sich das Zertifikat auf jedem anderen Rechner importieren. Sobald das Zertifikat auf einem anderen Rechner installiert ist, können Sie und Ihre Mitarbeiter mit dem jeweiligen Passwort an verschiedenen Arbeitsplätzen auf apothekeOnline zugreifen.

Category: ApothekeOnline
Ist für die Nutzung der Serviceleistungen Tax-Dialog, Retax-Online und/oder Zuzahlung-Online ein weiteres Zertifikat notwendig?


Nein, Sie können im Menüpunkt "Einstellungen/Serviceleistungen" die einzelnen Serviceleistungen selber an- bzw. abmelden.

Category: ApothekeOnline
Wie können auch meine Mitarbeiter auf apothekeOnline zugreifen?


Über den Menüpunkt "Einstellungen-Benutzerverwaltung" können Sie auch Ihren Mitarbeitern Zugang zu apothekeOnline verschaffen. Per Mausklick können Sie dort entscheiden, auf welche Menüpunkte der jeweilige Mitarbeiter Zugriff nehmen darf. Sie können beliebig viele verschiedene Benutzer anlegen. Die Benutzer können jederzeit wieder gelöscht werden. Sie können jederzeit die Benutzerrechte der Mitarbeiter verändern.

Category: ApothekeOnline
Was muss ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?


Bitte setzen Sie sich in diesem Fall mit unserem ApothekenServiceteam in Verbindung. Sie erhalten dann ein Default-Passwort. Dieses ist sofort nach der erfolgreichen Einwahl in apothekeOnline zu Ihrer eigenen Sicherheit über den Menüpunkt "Einstellungen -> Benutzerverwaltung" in ein individuelles Passwort zu ändern. Wir empfehlen Ihnen diese Änderung.

Category: ApothekeOnline
Wo finde ich meine Rezept-Images?


Im Menüpunkt "Abrechnung -> Rezeptsuche" können Sie gezielt nach Rezepten suchen; zum Bsp. nach Versichertennummer, –namen oder PZN. Sie bekommen dort die Treffer angezeigt und können bei mehreren Gefundenen durch die Rezepte blättern.

Category: ApothekeOnline
Wozu kann ich die Funktionen Rezeptsuche und Zuzahlung-Online auf der Startseite nutzen?


Über diese beiden Funktionen können Sie direkt von der Startseite aus eine Rezeptsuche oder Zuzahlungssuche starten. Die Suche funktioniert dabei genau wie wenn Sie sie vom eigentlichen Menüpunkt aus aufrufen würden; also auch mit den voreingestellten Suchzeiträumen.

Category: ApothekeOnline
Wie kann ich mir einen genaueren Überblick über eine größere Treffermenge verschaffen (bspw. in der Rezeptsuche)?


Es gibt dazu zwei Funktionen die Sie unterstützen.

  1. Treffer pro Seite: Unten rechts auf der Seite zu finden. Mit einem Klick auf die 10, 20 oder 30 können Sie sich die Anzahl der Treffer die auf einer Seite angezeigt werden sollen einstellen und sich so je nach Bedarf die Anzeige einstellen.
  2. Sortierungen: In den Spaltenköpfen befinden sich Pfeile. Ein Klick auf einen Pfeil sortiert die Treffermenge nach diesem Wert aufsteigend, ein weiterer Klick absteigend. Das heißt Sie können sich die Treffer genau so sortieren lassen wie Sie möchten (bspw. nach Versichertennummer oder Geburtsdatum).
Category: ApothekeOnline
Gibt es eine Möglichkeit wie ich auf wichtige Funktionen noch schneller zugreifen kann?
  • In der Favoritenfunktion (gelber Balken) können Sie sich bis zu fünf Funktionen hinterlegen, die Sie dann mit einem Klick von überall her in apothekeOnline aufrufen können.
  • Zum Einrichten klicken Sie einfach in der gewünschten Funktion oben rechts auf den Stern; die Funktion wird dann in die Favoritenleiste übernommen.
  • Auf der Startseite stehen Ihnen zu sechs wichtigen Menüpunkten Schnellstartfunktionen zur Verfügung.

Hierüber:

  • bekommen Sie wichtige Informationen vorab im Überblick (Tax-Dialog, Rezepteinlieferung, ...),
  • können diese Funktionen mit einem Klick aufrufen (Klick auf den Funktionsnamen)
  • können von hier schon gezielt suchen (Rezeptsuche, Zuzahlung-Online)
Category: ApothekeOnline
Kann ich über apothekeOnline kontrollieren, ob meine Rezepte bei der NOVENTI angekommen sind?


Über den Menüpunkt "Abrechnung -> Einlieferung" werden bereits kurz nach der Abholung Gewicht, Anzahl, erwarteter Bruttoumsatz sowie die Anzahl der Rezepte über 500,00 Euro angezeigt. Bei Bedarf können Sie hier auch direkt auf die Images der Rezepte über 500,00 Euro zugreifen (z.B. zum Ausdruck).

Category: ApothekeOnline