Informationen rund um Ihre Rezeptabrechnung

Sie sind auf der Suche nach praktischer Hilfestellung rund um Ihre Rezeptabrechnung? Dann sind Sie hier genau richtig. Zum exklusiven Kunden-Newsletter bieten wir vertiefende Einblicke in relevante Themen mittels unseres Blogs.

Up-to-date: Tauchen Sie ein in Ihre ErfolgsRezepte für die Rezeptabrechnung! Was Sie erwartet? Rezeptabrechnungsrelevante Themen, Ergänzungen zu Updates aus apothekeOnline, Gesetzesänderungen, Tipps für Ihren reibungslosen Arbeitsalltag!

Viel Freude beim Lesen und Entdecken!

ErfolgsRezepte Newsletter Ausgabe: 1/2024

Verordnungen über Kinderarzneimittel der Dringlichkeitsliste – das müssen Sie beachten!

Im Falle von Lieferengpässen hat der Gesetzgeber zum 16.12.2023 eine weitere Austauschregel erlassen. Es soll Apotheken einen flexibleren Austausch von nicht verfügbaren Arzneimitteln ermöglichen und ist ausschließlich auf Kinderarzneimittel, die in der BfArM-Dringlichkeitsliste enthalten sind, beschränkt. Demnach dürfen Sie Verordnungen über Kinderarzneimittel der Dringlichkeitsliste mit Fertigarzneimitteln (FAM) abweichender Darreichungsformen oder mit Rezepturen ohne ärztliche Rücksprache beliefern. Für die richtige Abrechnung der Papier- bzw. eRezepte gibt es allerdings einiges zu beachten:

Papierrezept

Belieferung mit einer Rezeptur:

  • Anstatt des FAM wird das Sonderkennzeichen (SOK) 18774446 auf das Rezept gedruckt.
  • Dies ist immer mit dem Faktor 1 und als Taxe mit dem Preis für die hergestellte Rezeptur anzugeben.
  • Es sind keine Zusatzdaten und damit auch kein neues Rezept notwendig.
  • Eine Anwendung des SOK für die Nichtverfügbarkeit 02567024 ist nicht notwendig.
  • Eine Lieferengpasspauschale kann nach Auffassung des DAV nicht abgerechnet werden.

Belieferung mit einem FAM in abweichender Darreichung:

  • Hier geben Sie die PZN des abgegebenen FAM an.
  • Eine Dokumentation mit dem SOK für Nichtverfügbarkeit 02567024 ist notwendig.
  • Sie dokumentieren den Austausch mit dem Kürzel „DL“ zusätzlich handschriftlich auf dem Beleg.

eRezept

Belieferung mit einer Rezeptur:

  • Sie geben unter dem SOK 18774452 als Rezeptposition alle Informationen an, die auch bei einer verordneten Rezeptur anzugeben wären. Sie müssen also mit Zusatzdaten abrechnen.

Belieferung mit einem FAM in abweichender Darreichung:

  • Hier geben Sie das abgegebene FAM im Abgabedatensatz an.
  • Über den Rezeptänderungsschlüssel 12 „Sonstige“ kennzeichnen Sie die Abgabe mit „DL“.
  • Diese Abgaben sind qualifiziert elektronisch zu signieren. Es ist also ein Heilberufsausweis (HBA) notwendig.

Wie Sie beim Eintrag von Verordnungen über Kinderarzneimittel der Dringlichkeitsliste in Ihrem Kassensystem genau vorgehen, erfragen Sie bitte bei Ihrem Warenwirtschaftsanbieter.

Als Ihr Rezeptabrechner ermöglichen wir Ihnen schon seit dem Rezeptgut Dezember 2023 die Abrechnung dieser Belege. Wenn Sie zudem scanDialog einsetzen, prüfen wir Ihre Rezepte und schützen Sie vor möglichen Retaxationen – z.B., wenn Sie in einem eRezept aus Versehen das SOK für Papierrezepte verwenden.

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eRezept. Was ist eigentlich ...?

Relevante Begriffe und Bezeichnungen rund um das eRezept erklärt.

C wie Chargenbezeichnung

Für alle Packungen, die einen DataMatrix-Code tragen, wenn sie an die Versicherten übergeben werden, muss im eRezept eine Charge angegeben werden. Denn im Falle eines Rückrufs haben die Versicherten Anspruch auf eine zuzahlungsfreie Abgabe einer Alternative. Die Angabe der Charge im eRezept sorgt also dafür, dass alle Beteiligten nachvollziehen können, ob und wie eine schon erfolgte Abgabe eine zuzahlungsfreie Abgabe auslöst. Als Apotheke sind Sie hierbei zur Mitwirkung gesetzlich verpflichtet.  

Die Chargenbezeichnung ist Teil des Abrechnungsdatensatzes und wird in der Regel mit Scannen des securPharm-Codes auf der Medikamentenpackung an das Rechenzentrum übermittelt. Fehlt jedoch die Chargenbezeichnung, droht eine Retaxation. 

Als Ihr Rechenzentrum prüfen wir die Rezepte, ob eine Charge angegeben wurde. Einen Zusammenhang zwischen den FAM und der angegebenen Charge können wir jedoch nicht überprüfen, da wir als Abrechner keinen Zugriff auf die Informationen aus dem Verifikationssystem haben. Ob es zu einem Artikel einen DataMatrix-Code gibt, entnehmen wir dem ABDA-Artikelstamm, den Sie auch in der Warenwirtschaft einsehen können. Wo Sie die Informationen zur Verifikationspflicht finden, teilt Ihnen Ihr Warenwirtschaftsanbieter mit. In der Regel verfügen die Warenwirtschaftssysteme über eine Funktion zum Nachtragen der Charge. 

Wenn Sie keine Packung zur Hand haben, weil z.B. für die Versicherte oder den Versicherten im Dienstleistungsauftrag verblistert wird, gibt es eine schnelle und einfache Übergangslösung: statt der Charge tragen Sie dann „STELLEN“ ein. Auch diese Möglichkeit bietet Ihnen das Warenwirtschaftssystem. 

Bei einer Teilmengenabgabe aus einer Großpackung geben Sie die Chargenbezeichnung der Großpackung an. 

Übrigens: Auch wenn Sie bei einer Zubereitung ein Fertigarzneimittel (FAM) verarbeiten, muss eine Charge angegeben werden. Das eRezept bietet in den sogenannten Zusatzdaten Herstellung die Möglichkeit, die Chargenbezeichnung einzutragen. Das korrekte Befüllen erfragen Sie bitte bei Ihrem Warenwirtschaftsanbieter.

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Seit 01.02.2024 gelten neue Zuzahlungsregelungen für Versicherte

Lieferengpässe gehören wohl neben dem eRezept mit zu den großen Herausforderungen für Apotheken. Der Gesetzgeber hat nun zum 01.02.24 im Rahmen des Engpassgesetzes (ALBVVG) neue Regelungen für die Zuzahlung getroffen, die vor allem im Zusammenhang mit den aktuellen Lieferengpässen stehen:

Wird nämlich im Fall der Nichtverfügbarkeit das verschriebene Arzneimittel gegen mehrere Einzelpackungen ausgetauscht, muss die bzw. der Versicherte die Zuzahlung nur noch einmal entrichten, und zwar entsprechend der Packungsgröße, die sich ergeben hätte, wenn die verordnete Packung nach Abgaberangfolge hätte beliefert werden können. Entsprechendes gilt bei einer Teilmengenabgabe aus einer Großpackung.

Mit dieser Regelung entfallen für Sie hoffentlich Diskussionen mit Patientinnen und Patienten, die im Falle einer Nichtverfügbarkeit bei Stückelung bzw. Teilmengen bisher Zuzahlungen mehrfach leisten mussten.

Bei der Ermittlung und Taxierung der korrekten, nach Auffassung des DAVs geringsten Zuzahlung nach Abgaberangfolge zum verordneten Mittel für die Versicherten unterstützt Sie die Kassensoftware Ihres Warenwirtschaftssystems.

Als Ihr Rezeptabrechner helfen wir Ihnen bestmöglich bei diesen neuen Zuzahlungsregelungen, indem wir in unseren Prüfungen die Möglichkeit einer Stückelung berücksichtigen.

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Pharmazeutische Dienstleistungen elektronisch abrechnen

Mit der Einführung der elektronischen Abrechnung von pharmazeutischen Dienstleistungen haben Sie seit 01.02.24 auch bei uns die Möglichkeit, die erbrachten Dienstleistungen mit E-Apothekenbeleg einzureichen. Vorausgesetzt, Ihr Warenwirtschaftssystem unterstützt diese Funktionalität bereits.

Aktuell gilt eine Übergangsfrist, bis ab 01.04.2024 die Abrechnung von pharmazeutischen Dienstleistungen nur noch über den E-Apothekenbeleg erfolgen darf. Wir empfehlen Ihnen, so schnell wie möglich vom Papierbeleg auf die elektronische Variante umzustellen.

Ihre Vorteile:

  • Ausstellungsfehler werden sofort zurückgemeldet. Damit sinkt das Risiko, dass eine erbrachte Leistung wegen Verfristung nicht zur Auszahlung an den NNF gemeldet werden kann.
  • Sie machen sich frühzeitig mit den neuen Abläufen in Ihrem Warenwirtschaftssystem vertraut, bevor die elektronische Abrechnung zum 01.04.2024 verpflichtend wird.

Wir unterstützen Sie abrechnungsseitig ...

  • bei der vollständigen technischen Prüfung des E-Apothekenbeleges in seinen Bestandteilen Verordnungsdatensatz, Abgabedatensatz, Quittung.
  • Wir prüfen, ob die pharmazeutische Dienstleistung, die nur von Approbierten erbracht werden dürfen, auch von Approbierten signiert wurde.
  • Wir stellen die schlüssige Ausstellung des E-Apothekenbeleges sicher.

Übrigens: Der E-Apothekenbeleg ist technisch vom eRezept abgeleitet. Daher kann es vorkommen, dass zuweilen Informationen aus dem Verordnungsdatensatz bemängelt werden, wenn diese nicht den technischen Vorgaben entsprechen. In diesen Fällen wenden Sie sich bitte an Ihren Warenwirtschaftsanbieter. Dieser erstellt für E-Apothekenbelege die Verordnungsdatensätze.

Impfleistungen noch nicht über E-Apothekenbeleg abrechenbar
Für Impfleistungen, die Sie in Ihrer Apotheke durchführen, ist die Umstellung der Abrechnung auf den E-Apothekenbeleg noch offen. Sobald zwischen den Vertragspartnern DAV und GKV-SV eine Einigung erfolgt ist, stellen wir Ihnen die Lösung im Rahmen Ihrer Rezeptabrechnung schnellstmöglich zur Verfügung.

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Neues Jahr – neue Herausforderungen für den Liquiditätshaushalt

Angekündigte Reformpakete, Lieferengpässe, Zinsen, Personalkosten etc. – auf Apotheken warten wohl auch künftig Herausforderungen, die mit finanziellen Belastungen einhergehen. Gut, wenn das Geld genau dann zur Verfügung steht, wenn es gebraucht wird.

Eine Lösung dafür ist unser cashManager, womit Sie besonders kurzfristig auf das Rezeptguthaben Ihrer Apotheke zugreifen und – völlig unabhängig von Abrechnungsterminen – in Eigenregie Ihre Liquidität managen können. Bereits in Ihrem apothekeOnline-Portal hinterlegt, schalten Sie den cashManager am besten gleich frei. Die Software an sich kostet nämlich nichts – erst wenn Sie Geld vor dem üblichen Auszahlungstermin anfordern, fallen Finanzierungsgebühren an. Damit Sie immer wissen, wo Sie stehen, zeigt Ihr cashManager-Konto an, über welches cashManager-Guthaben Sie auf Basis aller Papier- und eRezepte verfügen können. Anstehende Finanzierungsgebühren für die jeweilige Auszahlung werden sofort ermittelt und angegeben. Zudem werden Abschlagszahlungen und das Auszahlungslimit transparent dargestellt. Mehr Infos zum cashManager ...

Schon gesehen? Die Aufzeichnung des Webinars „Liquidität und sichere Rezeptabrechnung“ gibt Ihnen erste Einblicke zum cashManager. Sie suchen eine Lösung für langfristige und planbare Liquidität? Mehr finanzielle Freiheit verschaffen Ihnen hierbei unsere Leistungen Dekade bzw. DekadePLUS. Den Link zur Aufzeichnung finden Sie in Ihrem Kundenportal mein-NOVENTI.de über die Kachel „Apotheke proaktiv“. Weitere Infos ...

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Mit speziellen eRezept-Prüfungen gegen Retaxationen

Dass mit dem eRezept und der damit verbundenen Digitalisierung Rezeptfehler der Vergangenheit angehören, ist ein Trugschluss. Im Gegenteil: Durch das eRezept können sogar neue, bisher fürs Papierrezept nicht relevante, Stolperfallen entstehen. Welch wichtigen Beitrag unser Prüftool scanDialog für unsere Kundinnen und Kunden auch in Zukunft im Hinblick auf eine korrekte und sichere Abrechnung spielt, unterstreicht eine beachtliche Zahl: Allein im Januar wurden mehr als 7,7 Mio. eRezepte über den scanDialog wirksam geprüft und damit Fehlerquellen rechtzeitig vor der Abrechnung aufgespürt, die zu einer Retaxation hätten führen können.

Hinzu kommt, dass es viele vom Papierrezept her bekannte Fehlerursachen weiterhin gibt, sodass der scanDialog auch beim eRezept z.B. auf den Preisanker, das preisgünstigste FAM oder die Rabattvertragserfüllung prüft und der pharmazeutische Abgleich (pharmCheck) nach wie vor ein wichtiges Prüfkriterium darstellt.

scanDialog führt bis zu 400 Prüfungen für alle Papier- und eRezepte in einem durchgängigen Prozess aus. Der Prüfkatalog wird ständig aktuell gehalten und speist sich zudem aus den täglichen Erfahrungen der NOVENTI Rezeptabrechnung. Bei einer der neuen eRezept-Prüfungen kontrolliert der scanDialog beispielsweise, ob die Chargenbezeichnung angegeben ist. Ebenso erfolgen umfangreiche Prüfungen auf die Zusatzattribute, die bei der Bearbeitung eines Rezeptes vom Warenwirtschaftssystem im Hintergrund gesetzt werden. Also u.a. die Abgaberangfolge oder Nichtverfügbarkeit betreffend. Weitere Informationen zu Chargenbezeichnung und Zusatzattribute können Sie übrigens den Erklärungen zu eRezept-Begriffen hier in unserem Blog entnehmen.

Falls Sie unsere Premiumrezeptprüfung scanDialog noch nicht für Ihre Apotheke nutzen, abonnieren Sie das Tool ganz einfach über Ihr apothekeOnline per Menüpunkt „Einstellungen“. Hier geht’s zu weiteren Informationen.

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apothekeOnline: Papier- und eRezepte stets im Blick

Bereits das Startcockpit Ihres Abrechnungsportals apothekeOnline zeigt Ihnen in der Kachel „Rezepteinlieferung“ auf einen Blick, wie viele Rezepte sich mit welchem Bruttorezeptwert in Ihrer aktuellen Abrechnung befinden – klar und deutlich in Papier- und eRezepten unterteilt.

Wenn Sie Details zu den eingereichten Rezepten haben möchten, klicken Sie direkt auf den Pfeil in der Kachel des Startfensters in apothekeOnline oder gehen dort in der Menüleiste auf den Punkt „Abrechnung > Rezepteinlieferung“. In der sich öffnenden Maske wählen Sie den Auswertungszeitraum aus und können die gewünschten Daten direkt anfordern. Zum Login ...

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Ausfall der Telematikinfrastruktur oder des Internets: Was nun?

Die rasant steigende Anzahl der eRezepte verdeutlicht, wie elementar wichtig ein stabiles Internet und eine sichere TI im täglichen Apothekenbetrieb ist. Erfahren Sie mehr zu unserer eRezept Cloud Backup-Lösung, wie wir im Störungsfall die Internetverbindung kurzfristig wiederherstellen oder wie eine unterbrechungsfreie Stromversorgung Ihre Hardware schont und Totalausfällen vorbeugt.

Wenn gar nichts mehr zu gehen scheint, sorgt das eSicherheitskonzept von NOVENTI dafür, die Auswirkungen in Grenzen zu halten. Das eSicherheitskonzept bietet Ihnen mehr Schutz für unter anderem folgende Aspekte:

eRezept Cloud Backup: sobald per TI heruntergeladen, werden die eRezepte im gleichen Moment im persönlichen Cloudspeicher des NOVENTI Systems gesichert. So können eRezepte im Notfall sofort wiederhergestellt und ein wirtschaftlicher Schaden durch Rezeptverlust vermieden werden.

Internet-Ausfallsicherheit: Im Störungsfall wird die Internetverbindung in kürzester Zeit automatisch wiederhergestellt.

Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV): verhindert Schwankungen im Stromnetz und beugt Hardwareschäden vor.

Der modulare Aufbau des eSicherheitskonzeptes bietet Apotheken einen passgenauen Schutz für ihre IT-/TI-Systeme. Nutzerinnen und Nutzer der Warenwirtschaftssysteme PROKAS® und awintaONE® genießen durch das NOVENTI eSicherheitskonzept eine vollumfängliche Absicherung bei der Bearbeitung von eRezepten. Mehr erfahren ...