Zum 01.04.2024  trat das Cannabisgesetz (CanG) in Kraft. Für Ihre Apotheke bedeutet das erhöhte Aufmerksamkeit bei der Abrechnung. Denn wenn die Cannabisverordnung ab dem 01.04.2024 ausgestellt wurde, dann sollten sie auf rosa Muster-16-Belegen ausgedruckt sein. Bis zum Ausstelldatum 30.04.2024 dürfen Sie aber auch noch BtM-Rezepte akzeptieren.

Für die Belieferungen dieser Verordnungen entfällt unabhängig von der Art des Formulars die Dokumentation in der BtM-Kartei und damit auch die Abrechnungsmöglichkeit der BtM-Gebühr. Tipp: Bitte kontrollieren Sie Ihre abgespeicherten Rezepturen, sofern Sie in Ihrer Warenwirtschaft die BtM-Gebühr beim Taxieren der Rezeptur explizit angeben müssen, und legen Sie sich bei Bedarf neue Einträge an.

Ab dem 01.04.2024 dürfen Cannabis und Cannabis-Zubereitungen von den Ärztinnen und Ärzten als eRezepte verordnet werden. Bitte beachten Sie, dass die gesetzlichen Regelungen auf das Ausstelldatum der Verordnung abgestellt sind. Setzen Sie unsere Premiumrezeptprüfung scanDialog ein, haben Sie die Möglichkeit, das Ausstelldatum von Papierrezepten sicher und nachvollziehbar an uns für die Prüfung zu übergeben, solange das Papierrezept noch bei Ihnen in der Apotheke ist. Wir arbeiten zudem bereits daran, Ihnen im scanDialog und beim Einsenden der Zusatzdaten weitere umfangreiche Prüfungen verfügbar zu machen, um Sie gerade in der noch ungewohnten Anfangsphase des CanG zu unterstützen.

Bei unklaren Fällen empfehlen wir Ihnen, sich zunächst an Ihren Landesapothekerverband zu wenden, bevor Sie uns den Beleg in die Abrechnung für das Rezeptgut 2024/04 übersenden.

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Relevante Begriffe und Bezeichnungen rund um das eRezept erklärt.

B wie Belieferungsfristen

Schon beim Papierrezept gilt es bei der Belieferungsfrist von GKV-Rezepten sehr achtsam zu sein. Beim eRezept wurde die Arzneimittelversorgung von Chronikerinnen und Chronikern mit gleichbleibender Medikation vereinfacht.
Grundsätzlich erlaubt es die Arzneimittelrichtlinie, GKV-Rezepte nur innerhalb von 28 Tagen zu beliefern. Der Gesetzgeber hat im ALBVVG etwas Erleichterung geschaffen und den Kostenträgern eine Retaxation untersagt, wenn diese 28-Tage-Frist um maximal bis zu drei Tagen überschritten wird.

Die allgemeine gesetzliche Gültigkeit einer Verordnung nach § 2 Abs. 5 Arzneimittelverschreibungsverordnung (AMVV) beträgt jedoch drei Monate. Eine Belieferung als Privatrezept ist innerhalb der Frist möglich.
Nach Rücksprache mit der Ärztin bzw. dem Arzt dürfen Rezepte innerhalb dieser Gültigkeitsfrist noch beliefert werden zu Lasten der GKV, wenn sie rechtzeitig von der Patientin bzw. vom Patienten in der Apotheke vorlegt wurden.

Beim Papierrezept erfolgt dazu ein schriftlicher Vermerk im Verordnungsfeld. Im eRezept wird diese Information durch eine Rezeptänderung dokumentiert (siehe auch Dokumentationsmöglichkeiten im eRezept). Hier ist der Schlüssel „Sonstige“ zu wählen und die Apothekerin/der Apotheker muss den Eintrag mit dem Heilberufsausweis (HBA) elektronisch signieren.

Für die Arzneimittelversorgung von Chronikerinnen und Chronikern mit gleichbleibender Medikation bringt das eRezept eine besondere Erleichterung, die beim Papierrezept so nicht möglich ist. Beim eRezept kann die Ärztin bzw. der Arzt nämlich sogenannte Mehrfachverordnungen ausstellen und dadurch für maximal 365 Tage nach dem Ausstellen mehrere Abgaben eines FAMs bestimmen. Jede Abgabe hat ihren eigenen Zeitpunkt, ab wann es eingelöst werden kann. Hier kann die Ärztin bzw. der Arzt aber auch für alle Abgaben einen separaten Starttag festlegen. Bis wann die bzw. der Versicherte eine Abgabe eingelöst haben muss, bestimmt die Ärztin bzw. der Arzt. Die Einlösefrist aller Abgaben endet aber 365 Tage nach Ausstellung automatisch.

Wenn Sie also eine solch ungewohnte Mehrfachverordnung beliefern, achten Sie bitte besonders auf die individuellen Angaben der Ärztin bzw. des Arztes zur Einlösefrist. Wie, wo und wann Ihre Warenwirtschaft Mehrfachverordnungen anzeigt, erfragen Sie bitte direkt bei Ihrem jeweiligen Softwareanbieter.

Setzen Sie unsere Premiumrezeptprüfung scanDialog ein, dann können Sie sich schon bald über neue Prüfungen freuen, die Ihnen dabei helfen, Belieferungsfristen einzuhalten und drohende Retaxationen erfolgreich abzuwenden.

Relevante Begriffe und Bezeichnungen rund um das eRezept erklärt.

D wie Dokumentationsmöglichkeiten

Beim Papierrezept scheint es verhältnismäßig einfach: Zur Dokumentation wird handschriftlich etwas ins Verordnungsfeld geschrieben. Doch wie schaut das beim eRezept aus? Grundsätzlich gibt es zwei Bereiche, wo Sie beim eRezept ergänzende Informationen zur Abgabe mitgeben können: Zusatzattribute und Rezeptänderung.

Auf den ersten Blick scheint das sehr verwirrend, denn mit dem eRezept haben sich die Möglichkeiten zur Dokumentation gefühlt vervielfacht. Wo man eben beim Papierrezept seine ergänzenden Angaben zur Abgabe einfach ins Verordnungsfeld geschrieben hat, muss beim eRezept darauf geachtet werden, dass die richtige Dokumentation auch an die richtige Stelle eingefügt wird. Mit etwas Übung kommen Sie mit den Dokumentationsmöglichkeiten bestimmt zurecht und entdecken sogar die ein oder andere Erleichterung gegenüber dem Papierrezept.

Dokumentation in den Zusatzattributen
(siehe auch Begriffserklärung dazu hier im Blog)
In den Zusatzattributen wird die Abgabesituation beschrieben, genau so, wie sie sich Ihnen dargestellt hat. Der wichtigste Informationsblock ist wohl die Abgaberangfolge. Wenn diese beispielsweise bei Nichtlieferbarkeit bisher handschriftlich im Verordnungsfeld dokumentiert wurde, wird beim eRezept in den Zusatzattributen die Stufe der Abgaberangfolge mit „nicht lieferbar“ angegeben. Dass der Freitext auch an die richtige Stelle kommt, stellt Ihr Warenwirtschaftssystem sicher.

Erhalten Versicherte ihren Befreiungsausweis zwischen Ausstellung des eRezeptes und dem Einlösen bei Ihnen in der Apotheke, kann dies ganz einfach im eRezept dokumentiert werden. Der Befreiungsstatus, der von der Verordnung abweicht, ist ein eigenes Zusatzattribut. Wenn Sie in der Kasse den Zuzahlungsstatus ändern, kann Ihr Warenwirtschaftssystem die komplette Dokumentation für Sie erledigen.

Etwas aufwändiger wird es, wenn Sie mit dem Verordner Rücksprache halten müssen. Häufig kommt das vor, wenn Arzneimittel nicht lieferbar sind. Zieht sich die Belieferung eines eRezeptes bis nach dem 28. Tag nach der Ausstellung hin, können Sie das eRezept in diesem Fall bis zu drei Monate nach Ausstellung beliefern. Vorausgesetzt, Sie halten dazu mit dem Verordner Rücksprache und dokumentieren dies als Rezeptänderung im eRezept. So wie das Papierrezept von einem Approbierten abgezeichnet werden muss, ist es nun beim eRezept notwendig, dass Sie mit Ihrem Heilberufsausweis (HBA) elektronisch „unterschreiben“.

WICHTIG: Zur Abrechnung von eRezepten sind weiterführende Belege nicht mehr notwendig. Schicken Sie uns daher bitte keine Belege mehr zu, wie zum Beispiel zur Fristüberschreitung bei Nichtlieferbarkeit. Wir können hier technisch keine zusätzliche Dokumentation erzeugen. Sie benötigen auch keine Stifte, Zettel, Büroklammern mehr. Die vollständige Dokumentation für die Kostenträger ist bequem in der Apotheke über Ihr Warenwirtschaftssystem elektronisch zu erledigen, bevor Sie uns schließlich das eRezept zur Abrechnung übersenden.

Dokumentation Rezeptänderung
Die Rezeptänderung ist Bestandteil des Abgabedatensatzes. Hier werden alle Änderungen dokumentiert, die eine Rücksprache mit dem Verordner erfordern oder die in die Verantwortung eines Approbierten fallen.

Hier können Änderungen

• an der ärztlichen Dosierung,
• an der Wirkstoffstärke,
• an der Rezepturzusammensetzung usw. dokumentiert werden.

Eine Rezeptänderung erfordert immer, dass Approbierte mit ihrem HBA „unterschreiben“.

WICHTIG: Im Gegensatz zum Papierrezept kann über eine Rezeptänderung beim eRezept auch nach Rücksprache mit der Ärztin oder dem Arzt nicht aus der Verordnung eines FAMs mit zwei Wirkstoffen in fixer Kombination eine Verordnung über zwei Arzneimittel mit einem Wirkstoff gemacht werden. Hier steht das Grundprinzip des eRezeptes entgegen: Jedes eRezept darf nur die Verordnung eines Arzneimittels umfassen.

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Muster-16, Hilfsmittelrezepte, eRezepte – bei der Vielzahl an Rezepten wird eine umfassende Suchfunktion zu einer wertvollen Unterstützung.

Mit der Rezeptsuche in Ihrem apothekeOnline-Portal können Sie anhand zahlreicher Filterkriterien gezielt recherchieren und die gewünschten Rezepte im Handumdrehen finden.

In der Ergebnisliste sind die Rezepte klar als Papier- (P) oder eRezept (E) gekennzeichnet. Eine Statusmeldung gibt Auskunft darüber, ob das jeweilige Rezept bereits abgerechnet wurde, sich noch in Verarbeitung befindet, zurückgesendet wurde oder die Abrechnung erst in den Folgemonaten stattfindet. Durch Auswahl eines Rezeptes und Klicken auf die Lupe in der Zeile gelangen Sie zur Detailansicht mit allen wesentlichen Informationen.

Der Auswertungszeitraum ist flexibel einstellbar: Bei §-300-Rezepten können Sie nach den Rezeptdaten der letzten zwei Jahre und des aktuellen Jahres suchen. Für §-302-Rezepte hängt dies davon ab, ob Sie die Serviceleistung Rezept-Archiv abonniert haben – standardmäßig sind die letzten zwei Jahre und das aktuelle Jahr hinterlegt. Durch das Rezept-Archiv können Sie sogar bis zu fünf Jahre zurück nach Rezepten suchen. Die Archivierung der Rezepte erfolgt in Übereinstimmung mit den datenschutzrechtlich zulässigen Speicherfristen.

Übrigens: Im Rezept-Archiv speichern wir im Rahmen der Rezepterfassung nicht nur die Vorderseite, sondern auch die Rückseite der Rezeptbelege in Form von Schwarzweiß- und Graustufenbildern. Bei Bedarf gilt dies auch für sämtliche Anhänge. Insbesondere im Falle von Retaxationen erweist es sich als praktisch, online auf Rezeptimages zugreifen zu können, selbst wenn die Rezepte bereits eine Weile zurückliegen.

Papierrezept

Belieferung mit einer Rezeptur:

• Anstatt des FAM wird das Sonderkennzeichen (SOK) 18774446 auf das Rezept gedruckt.
• Dies ist immer mit dem Faktor 1 und als Taxe mit dem Preis für die hergestellte Rezeptur anzugeben.
• Es sind keine Zusatzdaten und damit auch kein neues Rezept notwendig.
• Eine Anwendung des SOK für die Nichtverfügbarkeit 02567024 ist nicht notwendig.
• Eine Lieferengpasspauschale kann nach Auffassung des DAV nicht abgerechnet werden.

Belieferung mit einem FAM in abweichender Darreichung:

• Hier geben Sie die PZN des abgegebenen FAM an.
• Eine Dokumentation mit dem SOK für Nichtverfügbarkeit 02567024 ist notwendig.
• Sie dokumentieren den Austausch mit dem Kürzel „DL“ zusätzlich handschriftlich auf dem Beleg.

eRezept

Belieferung mit einer Rezeptur:

• Sie geben unter dem SOK 18774452 als Rezeptposition alle Informationen an, die auch bei einer verordneten Rezeptur anzugeben wären. Sie müssen also mit Zusatzdaten abrechnen.

Belieferung mit einem FAM in abweichender Darreichung:

• Hier geben Sie das abgegebene FAM im Abgabedatensatz an.
• Über den Rezeptänderungsschlüssel 12 „Sonstige“ kennzeichnen Sie die Abgabe mit „DL“.
• Diese Abgaben sind qualifiziert elektronisch zu signieren. Es ist also ein Heilberufsausweis (HBA) notwendig.

Wie Sie beim Eintrag von Verordnungen über Kinderarzneimittel der Dringlichkeitsliste in Ihrem Kassensystem genau vorgehen, erfragen Sie bitte bei Ihrem Warenwirtschaftsanbieter.

Als Ihr Rezeptabrechner ermöglichen wir Ihnen schon seit dem Rezeptgut Dezember 2023 die Abrechnung dieser Belege. Wenn Sie zudem scanDialog einsetzen, prüfen wir Ihre Rezepte und schützen Sie vor möglichen Retaxationen – z.B., wenn Sie in einem eRezept aus Versehen das SOK für Papierrezepte verwenden.

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Relevante Begriffe und Bezeichnungen rund um das eRezept erklärt.

C wie Chargenbezeichnung

Für alle Packungen, die einen DataMatrix-Code tragen, wenn sie an die Versicherten übergeben werden, muss im eRezept eine Charge angegeben werden. Denn im Falle eines Rückrufs haben die Versicherten Anspruch auf eine zuzahlungsfreie Abgabe einer Alternative. Die Angabe der Charge im eRezept sorgt also dafür, dass alle Beteiligten nachvollziehen können, ob und wie eine schon erfolgte Abgabe eine zuzahlungsfreie Abgabe auslöst. Als Apotheke sind Sie hierbei zur Mitwirkung gesetzlich verpflichtet.  

Die Chargenbezeichnung ist Teil des Abrechnungsdatensatzes und wird in der Regel mit Scannen des securPharm-Codes auf der Medikamentenpackung an das Rechenzentrum übermittelt. Fehlt jedoch die Chargenbezeichnung, droht eine Retaxation. 

Als Ihr Rechenzentrum prüfen wir die Rezepte, ob eine Charge angegeben wurde. Einen Zusammenhang zwischen den FAM und der angegebenen Charge können wir jedoch nicht überprüfen, da wir als Abrechner keinen Zugriff auf die Informationen aus dem Verifikationssystem haben. Ob es zu einem Artikel einen DataMatrix-Code gibt, entnehmen wir dem ABDA-Artikelstamm, den Sie auch in der Warenwirtschaft einsehen können. Wo Sie die Informationen zur Verifikationspflicht finden, teilt Ihnen Ihr Warenwirtschaftsanbieter mit. In der Regel verfügen die Warenwirtschaftssysteme über eine Funktion zum Nachtragen der Charge. 

Wenn Sie keine Packung zur Hand haben, weil z.B. für die Versicherte oder den Versicherten im Dienstleistungsauftrag verblistert wird, gibt es eine schnelle und einfache Übergangslösung: statt der Charge tragen Sie dann „STELLEN“ ein. Auch diese Möglichkeit bietet Ihnen das Warenwirtschaftssystem. 

Bei einer Teilmengenabgabe aus einer Großpackung geben Sie die Chargenbezeichnung der Großpackung an. 

Übrigens: Auch wenn Sie bei einer Zubereitung ein Fertigarzneimittel (FAM) verarbeiten, muss eine Charge angegeben werden. Das eRezept bietet in den sogenannten Zusatzdaten Herstellung die Möglichkeit, die Chargenbezeichnung einzutragen. Das korrekte Befüllen erfragen Sie bitte bei Ihrem Warenwirtschaftsanbieter.

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Lieferengpässe gehören wohl neben dem eRezept mit zu den großen Herausforderungen für Apotheken. Der Gesetzgeber hat nun zum 01.02.24 im Rahmen des Engpassgesetzes (ALBVVG) neue Regelungen für die Zuzahlung getroffen, die vor allem im Zusammenhang mit den aktuellen Lieferengpässen stehen:

Wird nämlich im Fall der Nichtverfügbarkeit das verschriebene Arzneimittel gegen mehrere Einzelpackungen ausgetauscht, muss die bzw. der Versicherte die Zuzahlung nur noch einmal entrichten, und zwar entsprechend der Packungsgröße, die sich ergeben hätte, wenn die verordnete Packung nach Abgaberangfolge hätte beliefert werden können. Entsprechendes gilt bei einer Teilmengenabgabe aus einer Großpackung.

Mit der Einführung der elektronischen Abrechnung von pharmazeutischen Dienstleistungen haben Sie seit 01.02.24 auch bei uns die Möglichkeit, die erbrachten Dienstleistungen mit E-Apothekenbeleg einzureichen. Vorausgesetzt, Ihr Warenwirtschaftssystem unterstützt diese Funktionalität bereits.

Aktuell gilt eine Übergangsfrist, bis ab 01.04.2024 die Abrechnung von pharmazeutischen Dienstleistungen nur noch über den E-Apothekenbeleg erfolgen darf. Wir empfehlen Ihnen, so schnell wie möglich vom Papierbeleg auf die elektronische Variante umzustellen.

Angekündigte Reformpakete, Lieferengpässe, Zinsen, Personalkosten etc. – auf Apotheken warten wohl auch künftig Herausforderungen, die mit finanziellen Belastungen einhergehen. Gut, wenn das Geld genau dann zur Verfügung steht, wenn es gebraucht wird.

Eine Lösung dafür ist unser cashManager, womit Sie besonders kurzfristig auf das Rezeptguthaben Ihrer Apotheke zugreifen und – völlig unabhängig von Abrechnungsterminen – in Eigenregie Ihre Liquidität managen können. Bereits in Ihrem apothekeOnline-Portal hinterlegt, schalten Sie den cashManager am besten gleich frei. Die Software an sich kostet nämlich nichts – erst wenn Sie Geld vor dem üblichen Auszahlungstermin anfordern, fallen Finanzierungsgebühren an. Damit Sie immer wissen, wo Sie stehen, zeigt Ihr cashManager-Konto an, über welches cashManager-Guthaben Sie auf Basis aller Papier- und eRezepte verfügen können. Anstehende Finanzierungsgebühren für die jeweilige Auszahlung werden sofort ermittelt und angegeben. Zudem werden Abschlagszahlungen und das Auszahlungslimit transparent dargestellt. Mehr Infos zum cashManager ...

Schon gesehen? Die Aufzeichnung des Webinars „Liquidität und sichere Rezeptabrechnung“ gibt Ihnen erste Einblicke zum cashManager. Sie suchen eine Lösung für langfristige und planbare Liquidität? Mehr finanzielle Freiheit verschaffen Ihnen hierbei unsere Leistungen Dekade bzw. DekadePLUS. Den Link zur Aufzeichnung finden Sie in Ihrem Kundenportal mein-NOVENTI.de über die Kachel „Apotheke proaktiv“. Weitere Infos ...

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Dass mit dem eRezept und der damit verbundenen Digitalisierung Rezeptfehler der Vergangenheit angehören, ist ein Trugschluss. Im Gegenteil: Durch das eRezept können sogar neue, bisher fürs Papierrezept nicht relevante, Stolperfallen entstehen. Welch wichtigen Beitrag unser Prüftool scanDialog für unsere Kundinnen und Kunden auch in Zukunft im Hinblick auf eine korrekte und sichere Abrechnung spielt, unterstreicht eine beachtliche Zahl: Allein im Januar wurden mehr als 7,7 Mio. eRezepte über den scanDialog wirksam geprüft und damit Fehlerquellen rechtzeitig vor der Abrechnung aufgespürt, die zu einer Retaxation hätten führen können.

Hinzu kommt, dass es viele vom Papierrezept her bekannte Fehlerursachen weiterhin gibt, sodass der scanDialog auch beim eRezept z.B. auf den Preisanker, das preisgünstigste FAM oder die Rabattvertragserfüllung prüft und der pharmazeutische Abgleich (pharmCheck) nach wie vor ein wichtiges Prüfkriterium darstellt.

scanDialog führt bis zu 400 Prüfungen für alle Papier- und eRezepte in einem durchgängigen Prozess aus. Der Prüfkatalog wird ständig aktuell gehalten und speist sich zudem aus den täglichen Erfahrungen der NOVENTI Rezeptabrechnung. Bei einer der neuen eRezept-Prüfungen kontrolliert der scanDialog beispielsweise, ob die Chargenbezeichnung angegeben ist. Ebenso erfolgen umfangreiche Prüfungen auf die Zusatzattribute, die bei der Bearbeitung eines Rezeptes vom Warenwirtschaftssystem im Hintergrund gesetzt werden. Also u.a. die Abgaberangfolge oder Nichtverfügbarkeit betreffend. Weitere Informationen zu Chargenbezeichnung und Zusatzattribute können Sie übrigens den Erklärungen zu eRezept-Begriffen hier in unserem Blog entnehmen.

Falls Sie unsere Premiumrezeptprüfung scanDialog noch nicht für Ihre Apotheke nutzen, abonnieren Sie das Tool ganz einfach über Ihr apothekeOnline per Menüpunkt „Einstellungen“. Hier geht’s zu weiteren Informationen.

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Bereits das Startcockpit Ihres Abrechnungsportals apothekeOnline zeigt Ihnen in der Kachel „Rezepteinlieferung“ auf einen Blick, wie viele Rezepte sich mit welchem Bruttorezeptwert in Ihrer aktuellen Abrechnung befinden – klar und deutlich in Papier- und eRezepten unterteilt.

Wenn Sie Details zu den eingereichten Rezepten haben möchten, klicken Sie direkt auf den Pfeil in der Kachel des Startfensters in apothekeOnline oder gehen dort in der Menüleiste auf den Punkt „Abrechnung > Rezepteinlieferung“. In der sich öffnenden Maske wählen Sie den Auswertungszeitraum aus und können die gewünschten Daten direkt anfordern. Zum Login ...

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Die rasant steigende Anzahl der eRezepte verdeutlicht, wie elementar wichtig ein stabiles Internet und eine sichere TI im täglichen Apothekenbetrieb ist. Erfahren Sie mehr zu unserer eRezept Cloud Backup-Lösung, wie wir im Störungsfall die Internetverbindung kurzfristig wiederherstellen oder wie eine unterbrechungsfreie Stromversorgung Ihre Hardware schont und Totalausfällen vorbeugt.

Wenn gar nichts mehr zu gehen scheint, sorgt das eSicherheitskonzept von NOVENTI dafür, die Auswirkungen in Grenzen zu halten. Das eSicherheitskonzept bietet Ihnen mehr Schutz für unter anderem folgende Aspekte:

eRezept Cloud Backup: sobald per TI heruntergeladen, werden die eRezepte im gleichen Moment im persönlichen Cloudspeicher des NOVENTI Systems gesichert. So können eRezepte im Notfall sofort wiederhergestellt und ein wirtschaftlicher Schaden durch Rezeptverlust vermieden werden.

Internet-Ausfallsicherheit: Im Störungsfall wird die Internetverbindung in kürzester Zeit automatisch wiederhergestellt.

Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV): verhindert Schwankungen im Stromnetz und beugt Hardwareschäden vor.

Der modulare Aufbau des eSicherheitskonzeptes bietet Apotheken einen passgenauen Schutz für ihre IT-/TI-Systeme. Nutzerinnen und Nutzer der Warenwirtschaftssysteme PROKAS® und awintaONE® genießen durch das NOVENTI eSicherheitskonzept eine vollumfängliche Absicherung bei der Bearbeitung von eRezepten. Mehr erfahren ...